1.要易于(yu)溝(gou)通
問美國(guo)的(de)一位項目(mu)管理(li)專家-Dr.WilliamWells(曾任美國阿波羅登月計劃的(de)計劃主持(chi)人)，一位(wei)項目經理最需(xu)(xu)要具備(bei)的(de)功(gong)夫(fu)是什么。那時他(ta)的(de)回答是：一位(wei)項目管理最需(xu)(xu)具備(bei)的(de)有三件事，第(di)一是溝通，第(di)二是溝通，第(di)三還是溝通。
請您回想一下，在(zai)執(zhi)行項目(mu)時(shi)(shi)，你花費最多時(shi)(shi)間(jian)(jian)在(zai)什(shen)么(me)部份(fen)(fen)?跟領導報(bao)告工(gong)作(zuo)進度、跟客(ke)戶(hu)介紹產品及說明工(gong)作(zuo)成果、跟項目(mu)成員(yuan)交(jiao)待工(gong)作(zuo)、跟單(dan)位內(nei)的(de)其它(ta)人員(yuan)爭取支持、跟合(he)作(zuo)廠商協(xie)調配合(he)事(shi)項.對(dui)項目(mu)經(jing)理來(lai)說，一天(tian)內(nei)大部份(fen)(fen)的(de)時(shi)(shi)間(jian)(jian)幾乎都是在(zai)跟人溝(gou)通。
溝通，可(ke)以(yi)很(hen)簡單，也可(ke)以(yi)很(hen)復(fu)雜。對(dui)于部份人來(lai)說，反正(zheng)溝通就是(shi)(shi)把我的(de)(de)(de)意(yi)見(jian)表(biao)達(da)出來(lai)嗎，有什(shen)么(me)難的(de)(de)(de)。可(ke)是(shi)(shi)在項(xiang)目(mu)過程中有那幺多的(de)(de)(de)人與(yu)項(xiang)目(mu)有關，因此要考(kao)量(liang)的(de)(de)(de)，不僅是(shi)(shi)把意(yi)見(jian)表(biao)達(da)出來(lai)而(er)已，而(er)在于在什(shen)么(me)樣(yang)的(de)(de)(de)時(shi)間，運用什(shen)么(me)樣(yang)的(de)(de)(de)方(fang)式，將什(shen)么(me)樣(yang)的(de)(de)(de)信息，傳達(da)給(gei)什(shen)么(me)樣(yang)的(de)(de)(de)人。
很多項(xiang)目經(jing)理(li)都是(shi)屬于“被動(dong)式的(de)項(xiang)目經(jing)理(li)”。就是(shi)你先(xian)說你要(yao)什么項(xiang)目信(xin)息，我(wo)想辦(ban)法去弄這些信(xin)息出(chu)來給你。因此(ci)，信(xin)息整理(li)的(de)工(gong)作基本上是(shi)沒有列入工(gong)作管(guan)制的(de)，只(zhi)能夠見(jian)招拆招，抱著應(ying)付的(de)心態(tai)來面(mian)對(dui)信(xin)息的(de)供應(ying)。
如果換個(ge)(ge)比較主動的角度來看，項(xiang)目(mu)經(jing)理(li)先(xian)了解每個(ge)(ge)與項(xiang)目(mu)有關的人想要知道什么，這(zhe)些(xie)信息(xi)(xi)一定有重(zhong)復的地方，然后將(jiang)這(zhe)些(xie)信息(xi)(xi)做(zuo)個(ge)(ge)整理(li)歸類，不等你(ni)開口要，我就先(xian)提供給你(ni)，讓你(ni)對(dui)項(xiang)目(mu)沒有疑惑，化被(bei)動為主動。這(zhe)些(xie)信息(xi)(xi)整理(li)歸類的動作，直接就納入在(zai)項(xiang)目(mu)經(jing)理(li)的工作管制之中，這(zhe)樣對(dui)項(xiang)目(mu)經(jing)理(li)而言，也沒有任(ren)何(he)的「意外(wai)」。
講起(qi)(qi)來簡單，做(zuo)起(qi)(qi)來其(qi)實也不(bu)難(nan)，二個小時就(jiu)可以做(zuo)好(hao)溝通(tong)計劃(hua)，幾個步驟掌(zhang)握住(zhu)就(jiu)好(hao)：
(1)認(ren)識項目干系人
(2)分析項目干系人的(de)信息需求
(3)依照(zhao)信息(xi)需求找出信息(xi)種類(lei)
(4)將信(xin)息種(zhong)類歸類
(5)決定(ding)信息(xi)傳(chuan)遞(di)的周期(qi)
(6)決定信息傳(chuan)遞(di)方式
(7)搜集信息
(8)傳遞信(xin)息
(9)檢討信(xin)息傳遞成效
2.要想的周全
項目經理(li)有(you)點(dian)像(xiang)魔術(shu)師。事前先(xian)考(kao)慮要(yao)(yao)表(biao)演(yan)(yan)那些魔術(shu)，然后將道具準(zhun)備好，跟助(zhu)手、燈光及舞臺(tai)配合，先(xian)仿真演(yan)(yan)練(lian)幾遍，指示(shi)每(mei)(mei)個人互動方法，并且事先(xian)想到如(ru)(ru)果發(fa)生問(wen)題時如(ru)(ru)何(he)處(chu)置，確認(ren)都(dou)沒(mei)有(you)問(wen)題后，開(kai)始(shi)表(biao)演(yan)(yan);表(biao)演(yan)(yan)時要(yao)(yao)掌控會(hui)場(chang)氣氛，使整個場(chang)子(zi)有(you)高潮(chao)迭起的(de)感(gan)覺。如(ru)(ru)果環節出了問(wen)題，要(yao)(yao)馬上(shang)能(neng)夠應(ying)變，使節目能(neng)夠繼續下去，而不是就此停(ting)頓。節目結束(shu)后，感(gan)謝每(mei)(mei)個人的(de)合作，同時檢(jian)討整個表(biao)演(yan)(yan)的(de)過程需要(yao)(yao)改進的(de)地方，如(ru)(ru)此一(yi)段表(biao)演(yan)(yan)才算(suan)正式收尾。
項目(mu)經理的(de)責任就是掌(zhang)控全場，把這段表演完美無缺(que)的(de)呈現出來。不(bu)過太(tai)難了，執(zhi)行(xing)(xing)過的(de)項目(mu)的(de)人(ren)都(dou)知道，首先客戶的(de)需求不(bu)容易了解(jie)，其(qi)次計劃時間(jian)不(bu)夠，再來執(zhi)行(xing)(xing)時問題重重，等到收尾時只能(neng)草(cao)草(cao)了事。
表演(yan)魔術(shu)可(ke)以(yi)事(shi)先(xian)(xian)演(yan)練，找出問題先(xian)(xian)解決，執行項(xiang)(xiang)目可(ke)沒辦法先(xian)(xian)來一(yi)遍(bian)。因此項(xiang)(xiang)目經理能(neng)不能(neng)夠將未來半年、一(yi)年或二(er)年如(ru)何(he)執行及因應(ying)先(xian)(xian)“演(yan)”過一(yi)遍(bian)，就對項(xiang)(xiang)目的成功有(you)很大影響了。而這(zhe)就靠(kao)項(xiang)(xiang)目經理做(zuo)計劃的功夫。做(zuo)計劃其實是(shi)很煩人(ren)的事(shi)，相信每個人(ren)都有(you)經驗(yan)。必須考量有(you)多少時間、要怎幺做(zuo)、有(you)誰可(ke)以(yi)做(zuo)、技術(shu)上是(shi)否可(ke)以(yi)支持、關鍵技術(shu)是(shi)否可(ke)以(yi)掌(zhang)握等，做(zuo)到這(zhe)個地步，恐怕早已(yi)是(shi)滿(man)身大汗。
做(zuo)(zuo)個(ge)小(xiao)練(lian)習：取一張白紙(zhi)，在紙(zhi)的(de)(de)(de)上緣首先將(jiang)(jiang)要交給客戶的(de)(de)(de)產品以(yi)樹狀(zhuang)方(fang)式(shi)畫出來。然后在紙(zhi)的(de)(de)(de)中間，將(jiang)(jiang)如何做(zuo)(zuo)出這項(xiang)產品的(de)(de)(de)主要工作步(bu)驟(5-6個(ge)即可(ke))，以(yi)流程圖的(de)(de)(de)方(fang)式(shi)由(you)左(zuo)至右用箭頭連起來;需要供貨(huo)商供貨(huo)或(huo)其它單位配合的(de)(de)(de)部份，以(yi)分(fen)支的(de)(de)(de)方(fang)式(shi)指向各主要步(bu)驟。
上(shang)述步驟，就是整個計劃的(de)基礎了。由上(shang)圖，可以發展(zhan)出細部的(de)工作步驟及時(shi)間、所需(xu)的(de)人力資源及預算需(xu)求、采(cai)購(gou)品項及合同商要(yao)求等。如何(he)發展(zhan)出這些(xie)細節，限于篇(pian)幅，然后再論。
這(zhe)樣(yang)還不夠(gou)的。再取一張白紙，將執行這(zhe)些工作步(bu)驟所可(ke)能(neng)產生的問題(ti)列(lie)出來。這(zhe)個(ge)(ge)(ge)是(shi)很關鍵的步(bu)驟，列(lie)的愈多，將來臨機處理的狀況愈少(試想如果項目(mu)執行過程(cheng)中可(ke)能(neng)發生100個(ge)(ge)(ge)問題(ti)，你(ni)能(neng)事(shi)先考量(liang)到99個(ge)(ge)(ge)，你(ni)只(zhi)要(yao)去擔心那(nei)突(tu)然出現的1個(ge)(ge)(ge);但(dan)如果你(ni)只(zhi)事(shi)先考量(liang)到1個(ge)(ge)(ge)，那(nei)結果可(ke)就不得(de)了(le)了(le))。這(zhe)些問題(ti)，就是(shi)你(ni)要(yao)先期(qi)處理，以減少處理意外狀況的時間。
二(er)張紙，一個計劃的(de)框(kuang)架就成形了。這樣(yang)其實還不(bu)足以執行項(xiang)目(mu)，但是最起碼項(xiang)目(mu)經理先(xian)將整個項(xiang)目(mu)執行過程大概(gai)想了一遍(就有如(ru)魔術師(shi)先(xian)行彩排(pai)一樣(yang))，同時也建立一個以后細部計劃的(de)基礎。由(you)以上的(de)練習(xi)來看(kan)，做(zuo)計劃并不(bu)難，重點(dian)在于去不(bu)去想，去不(bu)去做(zuo)。
3.要能夠預測結果(guo)
日(ri)前一個朋友赴美，飛機(ji)誤(wu)(wu)點(dian)，航空公(gong)司沒有(you)宣布會擔(dan)誤(wu)(wu)多久時間(jian)，因(yin)此在(zai)機(ji)場枯坐了三個鐘頭。搭(da)乘(cheng)那班(ban)班(ban)機(ji)的乘(cheng)客(ke)，有(you)的人(ren)需要轉機(ji)，有(you)的人(ren)有(you)親友在(zai)目的地(di)機(ji)場接機(ji)，有(you)的人(ren)初次訪美。此時在(zai)機(ji)場看到(dao)每個人(ren)都(dou)是(shi)焦慮的眼神，焦慮的原因(yin)在(zai)于他(ta)們無(wu)法知道誤(wu)(wu)點(dian)多少時間(jian)，所以沒有(you)辦法控(kong)制之后的行程(cheng)。你的項目是(shi)不是(shi)也(ye)是(shi)如此?
計劃是(shi)“想”，執(zhi)行是(shi)“做”。真的(de)(de)去做的(de)(de)時(shi)候，碰到需(xu)求、能力(li)、技(ji)術、管理、人力(li)等問題，都會影響(xiang)到執(zhi)行效(xiao)果。雖然最后(hou)都可以完(wan)成(cheng)，但是(shi)如果無(wu)法(fa)推測完(wan)成(cheng)的(de)(de)時(shi)間(jian)、成(cheng)本(ben)及產出，項(xiang)(xiang)目經(jing)理就(jiu)像是(shi)那(nei)些旅客一(yi)樣(yang)彷徨無(wu)助(zhu)。所(suo)以項(xiang)(xiang)目經(jing)理除了要(yao)(yao)會做計劃之外，還要(yao)(yao)能綜合研判情勢，預(yu)測項(xiang)(xiang)目時(shi)間(jian)、成(cheng)本(ben)及產出的(de)(de)結果。
以(yi)一個(ge)一年(nian)的(de)項(xiang)目(mu)來說，開始之后，項(xiang)目(mu)經(jing)理就負(fu)了成敗責任，所(suo)有的(de)壓力都落在項(xiang)目(mu)經(jing)理肩上。每天項(xiang)目(mu)經(jing)理要想的(de)，不應該只是誰(shui)的(de)問題要怎(zen)(zen)幺解決，今天的(de)日子要怎(zen)(zen)么過，而是一年(nian)后的(de)今天，我(wo)是否(fou)可以(yi)將(jiang)客戶要的(de)東西按時(shi)交付、公司的(de)項(xiang)目(mu)盈余目(mu)標可以(yi)達(da)成、今天無(wu)法達(da)成的(de)，剩(sheng)下的(de)時(shi)間里我(wo)應該怎(zen)(zen)么處理才(cai)能達(da)成。
所以總的來看，項目經理不僅(jin)要(yao)做MicroManagement(細(xi)節管(guan)理)，同時(shi)還要做到MacroManagement(總體管理)。而要(yao)做(zuo)到MacroManagement最(zui)基本(ben)的(de)作(zuo)法(fa)就是(shi)從全面預(yu)測項目結(jie)果，并且采取各種(zhong)因應作(zuo)法(fa)。
要(yao)如(ru)何(he)預(yu)測結(jie)果?今天工(gong)作延誤，明天也(ye)會延誤，后天也(ye)照樣會延誤，以(yi)后到底(di)要(yao)如(ru)何(he)補(bu)回來呢?傳統的項(xiang)目(mu)經理在(zai)現在(zai)這個時點是(shi)沒有概念的，結(jie)果是(shi)到項(xiang)目(mu)要(yao)結(jie)束前才(cai)在(zai)趕(gan)工(gong)，到那(nei)時候才(cai)發現所要(yao)花的錢早就把利潤吃光(guang)了。
比較(jiao)好的(de)(de)(de)作(zuo)(zuo)法(fa)是(shi)今(jin)天發生問題(ti)(ti)了，找出原因，評估這個問題(ti)(ti)如何(he)解決。如果一定得(de)增加時間及人力(li)，那幺假設(she)今(jin)天這個工(gong)作(zuo)(zuo)得(de)延(yan)(yan)長二周(zhou)，照著時程表(biao)推(tui)下去(qu)，所有(you)相關工(gong)作(zuo)(zuo)，包含對(dui)人力(li)資源、合同(tong)商、成本(ben)的(de)(de)(de)影(ying)響為何(he)都要(yao)(yao)找出來;再(zai)往下看(kan)，推(tui)到(dao)項目(mu)完(wan)成期(qi)限，是(shi)否會延(yan)(yan)誤(不(bu)是(shi)所有(you)工(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)延(yan)(yan)誤都對(dui)項目(mu)完(wan)成時間有(you)影(ying)響的(de)(de)(de)!)。如果有(you)影(ying)響，就要(yao)(yao)思(si)考后(hou)續的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)要(yao)(yao)如何(he)先期(qi)調(diao)整(zheng)，以適度的(de)(de)(de)調(diao)配資源。要(yao)(yao)做(zuo)(zuo)這些(xie)評估，較(jiao)簡單的(de)(de)(de)方式，可能仍得(de)借助(zhu)項目(mu)管(guan)理(li)(li)軟件。目(mu)前項目(mu)管(guan)理(li)(li)軟件，不(bu)論是(shi)國內(nei)或國外的(de)(de)(de)，都能做(zuo)(zuo)到(dao)計(ji)劃功能，也能夠經由計(ji)劃的(de)(de)(de)調(diao)整(zheng)，去(qu)分(fen)析對(dui)整(zheng)體的(de)(de)(de)影(ying)響。
項(xiang)目(mu)經(jing)理的(de)(de)(de)(de)工作其實是(shi)很復雜。對(dui)于一(yi)個不(bu)(bu)(bu)愿(yuan)意(yi)看全局的(de)(de)(de)(de)項(xiang)目(mu)經(jing)理，這些步驟全部在不(bu)(bu)(bu)知不(bu)(bu)(bu)覺中被(bei)省去。但是(shi)對(dui)于一(yi)個企業來說，由一(yi)位沒有看家本領的(de)(de)(de)(de)項(xiang)目(mu)經(jing)理來執(zhi)行(xing)重要的(de)(de)(de)(de)項(xiang)目(mu)，公(gong)司的(de)(de)(de)(de)時間、名譽、獲利及質量保證，不(bu)(bu)(bu)僅(jin)僅(jin)是(shi)兒戲(xi)。
您的項目經理有沒(mei)有這些看家本領呢?
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