如何組織(zhi)策(ce)劃大型或(huo)者重(zhong)(zhong)要(yao)的會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)？這里強調一下組織(zhi)策(ce)劃大型重(zhong)(zhong)要(yao)會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)的三個關(guan)鍵(jian)環節(jie)，分別是明確會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)主題(ti)、溝(gou)通會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)時(shi)間、細(xi)化會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程。會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)主題(ti)必須(xu)清晰，會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)的時(shi)間也一定要(yao)提(ti)前安排，并(bing)且同(tong)時(shi)溝(gou)通好(hao)備(bei)用的時(shi)間。會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)的議(yi)(yi)程非常(chang)重(zhong)(zhong)要(yao)，主持人是誰，議(yi)(yi)題(ti)順序，參加人員一定要(yao)和領(ling)導提(ti)前溝(gou)通，細(xi)節(jie)好(hao)了(le)三個關(guan)鍵(jian)環節(jie)我(wo)們掌握了(le)，下面(mian)我(wo)們從會(hui)(hui)(hui)(hui)中會(hui)(hui)(hui)(hui)前的準備(bei)，會(hui)(hui)(hui)(hui)中的管控，會(hui)(hui)(hui)(hui)后(hou)的復盤進行詳細(xi)的介紹。
首先便(bian)是(shi)(shi)一(yi)(yi)(yi)(yi)個(ge)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)前(qian)的(de)(de)(de)準(zhun)備(bei)(bei)(bei)了(le)，這(zhe)里涉及提前(qian)發布(bu)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)通知、籌備(bei)(bei)(bei)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)材料(liao)，確定(ding)參(can)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)人(ren)員(yuan)名單(dan)等(deng)(deng)指標。準(zhun)備(bei)(bei)(bei)其(qi)中會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)材料(liao)這(zhe)塊可能(neng)(neng)要(yao)(yao)(yao)強調(diao)(diao)一(yi)(yi)(yi)(yi)下(xia)，根據不(bu)同的(de)(de)(de)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)種類，可能(neng)(neng)需(xu)(xu)要(yao)(yao)(yao)準(zhun)備(bei)(bei)(bei)的(de)(de)(de)領導發言稿、主(zhu)持稿、會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)場PPT主(zhu)持稿一(yi)(yi)(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)(yao)模擬一(yi)(yi)(yi)(yi)下(xia)現(xian)場的(de)(de)(de)環節，創(chuang)建起整個(ge)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)。而(er)PPT一(yi)(yi)(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)(yao)提前(qian)在(zai)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室電(dian)腦(nao)播放，確認是(shi)(shi)否兼容，色調(diao)(diao)是(shi)(shi)否正常等(deng)(deng)等(deng)(deng)。而(er)資料(liao)準(zhun)備(bei)(bei)(bei)完畢(bi)后，下(xia)面(mian)便(bian)是(shi)(shi)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)場的(de)(de)(de)準(zhun)備(bei)(bei)(bei)。會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)(de)布(bu)置一(yi)(yi)(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)(yao)根據會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)(de)規(gui)模來(lai)匹(pi)配。首先是(shi)(shi)做牌(pai)(pai)，如果是(shi)(shi)有需(xu)(xu)要(yao)(yao)(yao)，一(yi)(yi)(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)(yao)提前(qian)準(zhun)備(bei)(bei)(bei)。第(di)二個(ge)是(shi)(shi)每一(yi)(yi)(yi)(yi)個(ge)參(can)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)人(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)座(zuo)位前(qian)要(yao)(yao)(yao)放置筆(bi)(bi)紙(zhi)或(huo)(huo)者筆(bi)(bi)記本、礦泉水或(huo)(huo)茶杯、抽紙(zhi)巾(jin)等(deng)(deng)等(deng)(deng)入手。領導喜歡抽煙(yan)煙(yan)灰缸(gang)，我(wo)們(men)(men)還是(shi)(shi)要(yao)(yao)(yao)必備(bei)(bei)(bei)的(de)(de)(de)。第(di)三個(ge)是(shi)(shi)電(dian)腦(nao)、投影(ying)儀、麥克風(feng)(feng)、激光筆(bi)(bi)、空(kong)調(diao)(diao)、燈(deng)光等(deng)(deng)等(deng)(deng)，一(yi)(yi)(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)(yao)提前(qian)調(diao)(diao)試，也要(yao)(yao)(yao)檢查他們(men)(men)電(dian)源了(le)。提醒一(yi)(yi)(yi)(yi)下(xia)很(hen)容易忽略(lve)的(de)(de)(de)一(yi)(yi)(yi)(yi)個(ge)點是(shi)(shi)檢查一(yi)(yi)(yi)(yi)下(xia)空(kong)調(diao)(diao)的(de)(de)(de)出風(feng)(feng)口是(shi)(shi)否對著人(ren)。第(di)四，若是(shi)(shi)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)場要(yao)(yao)(yao)涉及外來(lai)的(de)(de)(de)來(lai)賓(bin)，我(wo)們(men)(men)要(yao)(yao)(yao)考慮到(dao)客人(ren)可能(neng)(neng)不(bu)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)熟悉(xi)我(wo)們(men)(men)的(de)(de)(de)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)場，我(wo)們(men)(men)要(yao)(yao)(yao)提前(qian)準(zhun)備(bei)(bei)(bei)好指引(yin)牌(pai)(pai)，并且在(zai)通知下(xia)發的(de)(de)(de)過(guo)程中交流一(yi)(yi)(yi)(yi)下(xia)我(wo)們(men)(men)的(de)(de)(de)聯系人(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)電(dian)話，方便(bian)客人(ren)能(neng)(neng)準(zhun)時參(can)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)。
下(xia)(xia)面(mian)便是(shi)(shi)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)中(zhong)的(de)(de)管控了，這個階段重要(yao)就是(shi)(shi)如(ru)何(he)讓會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議按照既定的(de)(de)一個程序執行(xing)，如(ru)果發(fa)生(sheng)意外，應該按照應急預案或者是(shi)(shi)臨場隨機(ji)應變。首先(xian)要(yao)安(an)排(pai)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)責(ze)(ze)簽到，這時(shi)(shi)(shi)(shi)候可以提(ti)醒參(can)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議的(de)(de)注意事項(xiang)，類似(si)不允(yun)許(xu)拍照，手機(ji)關為靜音等等。這個時(shi)(shi)(shi)(shi)候其次要(yao)安(an)排(pai)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)責(ze)(ze)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議中(zhong)的(de)(de)茶(cha)水提(ti)供。注意一個節奏，這里可以安(an)排(pai)由(you)記錄(lu)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)來負(fu)責(ze)(ze)通知會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議室外的(de)(de)同事及時(shi)(shi)(shi)(shi)停止，最后安(an)排(pai)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)要(yao)播放ppt 以及負(fu)責(ze)(ze)拍照。會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)后除了紀要(yao)的(de)(de)編(bian)寫下(xia)(xia)發(fa)以外，我們要(yao)及時(shi)(shi)(shi)(shi)的(de)(de)組織相(xiang)關人(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)對各自(zi)負(fu)責(ze)(ze)的(de)(de)工作進行(xing)總結和置(zhi)評，及時(shi)(shi)(shi)(shi)發(fa)現問題(ti)，并(bing)保證在下(xia)(xia)一次會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議中(zhong)杜絕此類事件的(de)(de)發(fa)生(sheng)。最后多說(shuo)一句，每(mei)家公司(si)都是(shi)(shi)不一樣的(de)(de)，我們只有(you)在自(zi)己經歷公司(si)大型會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議之后，才能(neng)制定出符合(he)自(zi)己實際的(de)(de)一個會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議方案好(hao)吧。
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