如何高效開會,按(an)照這六種(zhong)方式開會，效率提高(gao)不止一倍
如何高效開會一、確保你真地(di)需(xu)要開會
會議的(de)*的(de)問(wen)題是(shi)它們已經成(cheng)為了工作中(zhong)許多問(wen)題的(de)一個默認的(de)回應。對某事不確定？開(kai)個會。需要(yao)(yao)審核材料？召(zhao)集大(da)家開(kai)會。不幸的(de)是(shi)，以這種(zhong)方(fang)式(shi)開(kai)始(shi)可以被翻譯成(cheng)“想要(yao)(yao)浪費大(da)量的(de)時間？開(kai)會”。
為(wei)了(le)讓(rang)會(hui)議(yi)開得更好，只召集(ji)你(ni)(ni)真(zhen)正需(xu)要的(de)人。如果你(ni)(ni)想要告知一(yi)個(ge)團(tuan)隊一(yi)些(xie)事情(qing)，發送一(yi)份備忘錄。會(hui)議(yi)應該(gai)產生行動。如果與會(hui)的(de)每個(ge)人沒有(you)在離開的(de)時候承擔一(yi)定的(de)責(ze)任(ren)，你(ni)(ni)就(jiu)必(bi)須首(shou)先(xian)要問為(wei)什(shen)么要召開這(zhe)次會(hui)議(yi)。
如何高效開會二、創建會(hui)議結構
你(ni)(ni)(ni)無(wu)法在不(bu)進行設計的(de)(de)情況(kuang)下(xia)創造出(chu)一個(ge)產品或市場(chang)營銷活動。不(bu)要舉行會(hui)議，除非你(ni)(ni)(ni)已經有了明確的(de)(de)結(jie)構(gou)和內容。這就(jiu)意(yi)味(wei)著你(ni)(ni)(ni)可(ke)以(yi)簡單地(di)說(shuo)(shuo)明它意(yi)欲涵蓋哪些內容以(yi)及為什么它對(dui)公司的(de)(de)運營和戰略是重要的(de)(de)。同樣的(de)(de)，如果公司沒有一個(ge)明確的(de)(de)召開(kai)這次會(hui)議的(de)(de)原因，那你(ni)(ni)(ni)就(jiu)并(bing)不(bu)需(xu)(xu)要開(kai)會(hui)。還(huan)要決(jue)定誰是*需(xu)(xu)要參加(jia)會(hui)議的(de)(de)。不(bu)要在花名(ming)冊上添(tian)加(jia)比你(ni)(ni)(ni)所需(xu)(xu)要的(de)(de)更多的(de)(de)人(ren)員；與會(hui)者(zhe)們可(ke)以(yi)隨時向他們的(de)(de)部門(men)中(zhong)的(de)(de)其他人(ren)進行簡短的(de)(de)說(shuo)(shuo)明。
接下來，建立一(yi)個強大的會(hui)(hui)議(yi)議(yi)程。這些文件往往會(hui)(hui)作(zuo)為一(yi)種形式(shi)而落空。但是，這正是你需要設置會(hui)(hui)議(yi)的基調的地方，并開始控制的過(guo)程。會(hui)(hui)議(yi)議(yi)程就像是文章的重要部分的大綱。很少有人會(hui)(hui)喜(xi)歡做這項工作(zuo)，甚至更少有人能把它(ta)(ta)辦得很好，但幾乎(hu)每個人都需要它(ta)(ta)們。
會(hui)(hui)(hui)議議程(cheng)應(ying)該包(bao)括會(hui)(hui)(hui)議的(de)總體目(mu)標和其(qi)(qi)意(yi)欲達到(dao)的(de)結果。它應(ying)該指出此次會(hui)(hui)(hui)議將會(hui)(hui)(hui)開(kai)多長時(shi)間(jian)以及配發到(dao)每(mei)個(ge)部分的(de)時(shi)間(jian)量(liang)，并且要在會(hui)(hui)(hui)議實際開(kai)始的(de)很(hen)久之前(qian)就*聯系到(dao)所有的(de)參加者。讓每(mei)個(ge)人(ren)都習慣做好準(zhun)備。有時(shi)候(hou)，讓其(qi)(qi)他(ta)人(ren)幫忙制訂(ding)會(hui)(hui)(hui)議議程(cheng)會(hui)(hui)(hui)是有所幫助的(de)。你(ni)會(hui)(hui)(hui)得到(dao)更廣泛的(de)支持(chi)，而其(qi)(qi)他(ta)人(ren)可能(neng)會(hui)(hui)(hui)提出你(ni)錯過了的(de)重(zhong)要觀點。
考慮讓會(hui)(hui)議開(kai)得(de)比你(ni)(ni)最初認為其(qi)所必須的事件要顯著得(de)更短；前保險業高(gao)管及(ji)現(xian)任(ren)咨詢顧問(wen)維克托(tuo)·利普曼（Victor Lipman）說將其(qi)時間削減(jian)一半。這看(kan)起來似乎過(guo)于極端，但(dan)卻值得(de)一試。最終你(ni)(ni)能(neng)夠更好地估計所需(xu)要的會(hui)(hui)議時間。
如何高效開會三、獲得一些尊重
人(ren)們因為(wei)過(guo)去的(de)(de)經(jing)驗而(er)對(dui)會議不尊(zun)重(zhong)。你(ni)需(xu)(xu)要(yao)堅(jian)定地引導他們保持正確的(de)(de)態度。首先，會議要(yao)嚴格地準時(shi)開始。這一點出(chu)于以下原因而(er)成為(wei)了(le)經(jing)典(dian)的(de)(de)建議：它是有(you)道(dao)理的(de)(de)。你(ni)會在(zai)開始的(de)(de)前幾次看(kan)到(dao)一些(xie)遲到(dao)的(de)(de)人(ren)，但是，如果(guo)你(ni)推遲開會的(de)(de)時(shi)間，會議將繼續消耗比它們應(ying)該(gai)需(xu)(xu)要(yao)的(de)(de)更(geng)多的(de)(de)時(shi)間，并做出(chu)遠(yuan)遠(yuan)低于你(ni)想要(yao)的(de)(de)結果(guo)。
設(she)定計時(shi)(shi)器。當(dang)計時(shi)(shi)器發出到時(shi)(shi)提醒時(shi)(shi)，會(hui)議結束。這將有助于人(ren)們集中(zhong)注意力(li)。
如何高效開會四、得到(dao)更多的關注
以(yi)下來自一家公(gong)司的(de)(de)博客的(de)(de)兩個(ge)項目有著不(bu)俗的(de)(de)表(biao)現(xian)：每(mei)個(ge)人都檢查自己的(de)(de)手(shou)機，并將自己的(de)(de)筆(bi)(bi)記本(ben)電腦關機放到(dao)一邊。沒有人閱讀電子郵(you)件或是瀏覽別的(de)(de)東西。如果人們(men)需要做筆(bi)(bi)記，他們(men)可以(yi)使用的(de)(de)紙筆(bi)(bi)。手(shou)寫記筆(bi)(bi)記揮提(ti)高記憶力，并且也(ye)能讓人保(bao)持不(bu)受到(dao)潛在的(de)(de)分心(xin)對象的(de)(de)影響。
也可(ke)以考(kao)慮設置一(yi)份官方設定的筆記。這并(bing)不是讓個(ge)人(ren)筆記作廢。特(te)定的細節對于一(yi)些人(ren)可(ke)能比其他人(ren)的要更重要。但是，有一(yi)個(ge)正式版本(ben)以供參(can)考(kao)也很好。
如何高效開會五、積(ji)極地運行會議
每一(yi)次會(hui)議(yi)都需要主持。如果你在(zai)這方面是(shi)無可救藥(yao)的(de)糟(zao)糕的(de)話，你可以(yi)讓別(bie)人來承擔這部分(fen)工作，但是(shi)一(yi)定(ding)要有人做。讓人們(men)不跑題并(bing)且按(an)照預定(ding)時(shi)(shi)間(jian)進(jin)行(xing)會(hui)議(yi)。在(zai)會(hui)議(yi)的(de)一(yi)部分(fen)的(de)時(shi)(shi)間(jian)要用完的(de)時(shi)(shi)候，你要查看計時(shi)(shi)器(qi)并(bing)提醒人們(men)。總結(jie)內容較多的(de)重點，以(yi)確(que)保團隊成員們(men)都明白說(shuo)了些什么(me)，以(yi)及你有一(yi)個簡潔版本的(de)筆(bi)記。別(bie)讓人們(men)對會(hui)議(yi)的(de)話題感到(dao)昏(hun)昏(hun)欲睡。
如何高效開會六、跟進
每個人(ren)在散會時都沒有(you)什么(me)需要在之(zhi)后完成的(de)工作的(de)會議是很少見的(de)。（事(shi)實上，如果這(zhe)種事(shi)情發生了，你(ni)就不(bu)應(ying)該舉(ju)行這(zhe)次的(de)會議。）你(ni)將需要跟進與會人(ren)員的(de)工作并確保他們(men)做了他們(men)說自己會做的(de)事(shi)情。
運行高效的(de)(de)會(hui)議(yi)需要一(yi)系列的(de)(de)技(ji)(ji)能。現在(zai)已經(jing)到了發(fa)展這(zhe)些(xie)技(ji)(ji)能的(de)(de)時候了。你(ni)和你(ni)的(de)(de)公司將會(hui)完成更多的(de)(de)工作并且(qie)在(zai)開會(hui)上(shang)花費更少的(de)(de)時間(jian)。
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