引文－－由于市場競爭日益激烈導致大量產品從賣方市場向買方市場轉變、市場上的產品質量差異巨大、多種不同性質的經濟體并存以及社會誠信體制的不健全等等原因，導致企業采購-付款業務變成了舞弊風險的高發區。筆者將分上下兩期介紹采購-付款業務中的企業實踐中常用的預防舞弊風險的方法。
由于市場激烈競爭導致賣方市場向買方市場轉變使得采購-付款環節成為舞弊風險的高發區。作為企業運營管理中的一項重要業務循環，采購-付款中各個環節都存在著潛在的舞弊風險。其中，商業賄賂尤為嚴重。作為企業管理者對此應當有充分的認識。
由于采購項目范圍廣闊，不同的采購項目和不同的采購環節就要采取不同的預防措施。同時，這些預防措施需要配合使用方能生效。企業采購事項主要包括：生產原材料采購、外協加工產品采購、設備采購、備品備件采購、工程材料采購、各種服務如保險、水電氣、軟件、甚至外包項目等。
企業采購與付款循環從實踐的角度看，主要可以分成六個環節，分別是：供應商開發、簽訂采購合同、下達采購訂單、驗收貨物、確定應付賬款、支付貨款。這六個環節中每個都有其關鍵控制點。其實在這六個業務環節外，還有一個非常重要的貫穿業務全部的業務就是內部計算機網絡系統。筆者將結合各個業務環節中存在的舞弊風險談一談預防的措施和方法。
1、組織牽制法
預防舞弊風險的一個重要措施就是建立組織牽制。這在財務會計領域中已經普遍得到采用。在采購領域中，同樣需要采用組織牽制法。組織牽制應當包含在全部以上六個采購環節中。
例如，在供應商開發環節，為了預防傳統的供應商開發中的舞弊行為，目前企業普遍采用供應鏈管理模式。建立合格供應商目錄清單并且規定從目錄中選擇供應商。在開發供應商過程中，采購部門的職責受到嚴格限制。決定采購那家企業的產品，主要取決于負責供應鏈開發的質量工程師。根據企業的質量管理規定，負責供應鏈開發的質量工程師將負責對擬進入企業供應商目錄的商家或廠家進行全面的質量評審。類似通用福特一類的大公司，其質量工程師具有否決不合格廠家進入供應商目錄的權利。這樣做的目的就是通過引進質量部門，將采購過程中的供應鏈開發的部分職權分散到非采購部門，從而達到內部牽制的目的。
同時，在決定供應商是否能進入企業的供應商目錄過程中，為了預防質量工程師的舞弊，由企業成立的由多個部門組成的采購管理委員會將最后共同做出決定。目前許多大型企業會根據實際情況成立一個跨部門的采購管理委員會。該委員會通常由采購部、財務部、質量部以及物流部等有關部門及公司高層主管人員組成，采取合議方式決定企業的重大采購業務，主要包括：確認合格供應商、批準重大采購合同、討論付款計劃等。再比如，在下達采購訂單環節，許多企業將該權力劃歸到物流部門。采購部完成簽署采購合同后，具體下達訂貨數量的職權就劃歸到五物流部門。在驗收貨物環節，則檢驗的權利又轉到質檢部門和物流部共同行使。在確定應付賬款和支付貨款環節，確認應付款的權利由生產部門（或物流部門）和財務部門共同行使；支付貨款則由財務部依據公司財務政策和采購委員會確定的付款計劃辦理付款。
因此說，組織牽制控制法貫穿于整個采購-付款循環之中。主要是通過分散職權、部門牽制和多重決策的辦法為舞弊的發生設置重重障礙，這種看似繁瑣的方式會在實際運營中提高著整個企業的運營效率并降低成本。
2、多家詢價，集中供應商
眾所周知，*采購除了容易導致供貨不穩定的風險外，還是導致采購舞弊的重要原因。為此，當前的一些跨國企業通常會在確定供應商前展開多家詢價的過程。通過對眾多潛在供應商進行全面考察后，確定一到兩家供應商為企業供貨。這個政策本身就具有預防采購舞弊風險的作用。多家詢價，可以提高找到*供應商的機會；集中供應商，則可以擴大采購數量達到降低采購成本和簡化采購管理的目的。過去那些采用太多供應商供貨的辦法，雖然表面看來可以提高供貨穩定性，增加供應商之間的競爭從而降低采購成本。但從長遠來看，并不利于企業。當供應商數量太多后，每家得到的配額都不多，其后果就是質量下降并且演繹出劇情復雜的舞弊大戲。在保證供貨穩定的前提下，集中供應商應當是預防采購舞弊風險的重要手段。把握好*采購與集中采購的度，是企業制定采購政策要考慮的關鍵。
3、利益沖突回避
作為內部控制的重要政策和措施，利益沖突回避也同樣適合采購-付款循環的各個業務環節。企業內控部門和人事行政管理部門，應當定期對企業所有敏感崗位的員工進行利益沖突調查。在采購-付款循環中的各個業務崗位的員工當然也是被調查對象。這里的人員包括：所有采購部采購業務人員；設備管理部的設備工程師；質量部參加供應商開發的質量工程師、質量檢驗人員、理化室分析化驗人員；物流部的庫房管理員、過磅稱重人員；生產部領料人員（或者物流部生產現場領料人員）；財務部所有會計人員包括ERP系統電腦錄入人員。在招聘上述崗位業務人員前，人力資源部業務人員應當對擬招聘人員進行利益沖突調查。當上述人員和供應商以及公司內部的上級主管人員之間存在潛在利益沖突關系時，公司就應當要求這些業務人員回避。而這些業務人員自己也應當主動提出回避要求。關于《利益沖突調查》筆者曾經在以往的內控交流文章中有過介紹。這里特別需要注意處理好這種情況：當個別處于關鍵崗位、具有特殊技能的主管或專家，如果和供應商之間存在潛在利益沖突關系時，通常的做法是該業務人員的意見僅作為參考，或者根據實際情況引入第三方進行判斷。
4、采購人員保證書和員工自律聲明
在預防采購舞弊風險中，職工的自律承諾特別是采購業務人員的事先保證是其中的一個重要措施。企業內控主管人員應當根據各個業務環節，針對風險不同分別起草業務人員保證書格式，然后對業務人員進行培訓。最后由業務人員簽署歸檔。
涉及到采購-付款循環的承諾主要有采購人員保證書和員工自律申明。在這些保證書和申明中，主要內容是針對行業和業務中存在的潛在舞弊風險和業務事項，事先對業務人員的行為進行特別規范，這和企業管理程序中的要求有一定不同，但構成管理程序的一部分。采購人員保證書主要針對采購人員特別設計。內容主要包括：承諾遵守公司內控管理政策，遵守和供應商、代理商的交往原則、收禮政策，遵守信息發布規矩等。特別要對自己違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。保證日后不出現處罰難以落實的情況。
企業可以根據本行業的采購環境、行業特點以及過去經常發生的舞弊情況等具體設計。保證采購人員和相關業務人員對內控政策事先有充分的了解。對于高級管理人員則通常需要填寫自律申明；對網絡管理人員（企業內部網管人員）則要有職業自律申明。采購人員保證書和員工自律申明以及網管人員職業自律申明對采購-付款業務中的六個業務環節都具有預防舞弊風險的作用。
5、員工行為守則
在跨國公司中，企業通常會在內部制定一套員工行為守則。其中的一部分如收取禮品政策和公共關系處理規定中，都會明確規定禁止員工接受各種形式的商業賄賂。員工行為守則對包括采購業務人員在內的全體員工均有效。該政策也對整個采購-付款環節有效。
6、舞弊案件舉報規定
為了預防各種舞弊行為產生，企業也會建立特別的舞弊案件舉報處理規定。企業的內部審計、內部控制、紀檢監察等有關部門會設立了一個舞弊案件舉報中心，接受來自企業員工或外部相關單位和人員的舉報。這里包括來自供應商的舉報。
舉報中心可以分為：企業內部舉報中心和總部舉報中心。總部舉報中心通常可以由內控部、總部紀檢監察等有關部門聯合組成。舉報中心的有關聯系方法應當在企業內部予以公布。也應該列入企業與供應商簽署的陽光協議中。當供應商在和企業相關業務人員處理各個業務過程中，如果發現企業員工利用職權對供應商提出不合理的利益要要求時，或者在供應商在決絕了員工的非法要求后，受到該員工的無理刁難等情況，則可根據刁難者的級別情況分別向不同的中心提出舉報。對于涉及企業高層管理者或主管采購業務的管理者，供應商可以直接向集團舉報中心舉報。舞弊案件舉報規定同樣對全部采購-付款環節有效。
7、訪問供應商制度
作為控制和預防采購舞弊風險的重要政策，企業應該制定內控和內審人員對供應商進行訪問的規定。企業除了高層領導總經理、主管采購副總經理和財務總監要定期或不定期訪問供應商外，內控人員或者內部審計人員也應當在檢查審計過程中，對被審計單位的供應商進行隨機抽查訪問。
內控人員訪問供應商可以直接了解供應商對被審計企業相關人員的看法。內控人員在訪問供應商時，將告知供應商關于有關人員訪問的具體規定。如果供應商向內控人員舉報的情況經調查后確認屬實，被審計企業的相關業務人員將立即被調離工作崗位并受到紀律處分。絕不能給企業員工留下日后報復供應商的機會。內控或內審人員直接訪問供應商，可以從特殊渠道對本企業員工遵守企業規定起到監督和威懾作用。內控人員訪問供應商機制可以對采購-付款循環中的各個主要業務環節的舞弊風險產生預防作用。
8、日常業務處理程序或政策
在企業制定的一系列預防舞弊風險的政策措施中，其實最重要的措施就是日常的業務處理程序或政策。有許多程序和政策一開始的目標通常是為了解決成本、效率和質量控制方面的問題。但是，在實際運用這些管理程序時，對這些程序或政策只要稍加調整就可以起到預防潛在舞弊風險的作用。
就預防采購-付款循環中的舞弊風險來說，這些業務處理程序或政策就有許多，包括：
（1）采購政策中的“貨比三家”原則。即對企業的重大采購事項，應當進行多家比價然后擇優選擇。該政策的初始目的是為了采購到質量與成本匹配最合理的產品，從而在選擇供應商時采取的一項政策。但是后來發現，這樣做的好處還可以預防*采購所形成的舞弊風險。作為當前國際上采購中的主流政策規定，多家詢價已經被大多數企業所采用。
（2）質量管理中的檔案管理規定。為保持對購買產品的質量進行追溯，企業要求采購部對所有購買的產品建立供應商檔案。這種供應商檔案的建立，可以避免采購業務人員壟斷采購信息，從而預防采購人員和供應商之間建立非正常的業務關系。
（3）各種質量標準和檢驗程序。建立企業的生產質量標準，原來的目的是為了控制產品質量。但是，在驗收供應商的產品質量時，這些質量標準可以在一定程度上預防供應商和檢驗人員形成特殊關系。
（4）5S管理。所謂”5S”管理是指生產過程中的一種現場管理辦法。5s來自日文seiri(整理)、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養)發音的第一個字母“s”，所以統稱為5s。5s活動不僅能夠改善生產環境，還能提高生產效率、產品品質、員工士氣，其實還有預防包括采購舞弊風險的作用。5S 通常會被使用在庫房管理過程中。整潔良好的庫房環境，可以有效預防貨物驗收環節的潛在舞弊風險。
（5）精益生產管理思想。所謂精益思想是“組織和管理產品開發、作業、供應商和客戶關系的業務系統，與過去的大量生產系統相比，精益生產以消耗較少的人力、空間、資金和時間制造最少缺陷的產品以準確的滿足客戶的需要” 。在具體實施精益生產過程中，減少存貨是其中的一個重要內容。為了達到降低存貨的目的，企業必須實行包括按訂單生產方式購買原材料，預防產生超額存貨。這里除了有降低存貨提高存貨周轉率的作用外，精益生產思想還可以在一定程度上預防采購-付款循環中的訂貨環節潛在的舞弊風險，主要是超額采購風險。最求多賣產品擴大銷售數量是供應商的基本目的，下達訂單的業務人員為此通常容易和供應商形成特殊的利益關系。
（6）庫房管理程序。在庫房的收發檢驗規定中，有許多規定直接具有預防存貨收發過程中的舞弊風險的作用。這里包括：度量衡的檢查、稱量規定；貨物理化指標取樣、分析和鑒定規定；貴金屬和危險化學品庫房的收發管理規定；露天堆場的管理規定等等。這里特別要強調的是對供應商不合格品的讓步接受管理規定等等。
（7）采購合同審核程序。企業對采購合同設置內部審核程序，一方面可以避免和供應商之間日后產生的各種商務糾紛的風險，但同時也具有約束采購部業務人員和供應商之間的行為。
（8）采用先進的內部網絡管理系統。這里包括：ERP生產管理系統和OA自動化辦公系統。ERP生產管理系統可以有效控制存貨數量，采用這個系統將形成以訂單拉動生產并下達采購訂單。從而有效控制超額采購問題。OA系統可以將授權審批落實到具體的業務處理過程中。在采購-付款循環中的各個業務環節中，業務處理和審批人員將通過預設的權限處理各自的業務。以上所舉的例子只是一部分，這些例子說明，在制定企業的相關業務管理程序和規定時，如果事先就考慮到預防舞弊風險問題，那么就能有過執行這些業務程序達到控制和預防舞弊風險的作用。
筆者要特別說明，上述各種方法和措施沒有那個方法是*有效的，必須根據本企業自身的實際情況配伍使用。發生在企業層面的一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會道德層面和公司治理的高度來考慮解決。近來看到國家在提倡整治商業賄賂問題上的嚴厲態度，對于預防企業采購活動中的舞弊風險具有非常重要的震懾作用。
采購-付款業務中的舞弊風險預防（下）
買方市場導致企業采購付款業務變成了舞弊風險的高發區。上期筆者介紹了企業實踐中為應對采購付款業務環節舞弊風險的一些具體方法，如組織牽制法多家詢價、集中供應、利益沖突回避等。本期筆者將就介紹其他預防舞弊方法與讀者展開討論。
企業釆購與付款循環從實踐的角度看，在供應商開發、簽訂釆購合同、下達采購訂單、驗收貨物、確定應付賬款、支付貨款這六個環節中每個都有其關鍵控制點。找到關鍵控制點并實施有效監控是確保預防舞弊風險的重要因素。
招標采購中的“預后”措施
企業為了降低采購成本，防止*釆購中的舞弊風險，通常會對大宗采購實行公開招標。招標釆購主要用于供貨商開發環節，為此企業應當對招標釆購進行程序化管理。但是一個有趣的現象是，管理層為了預防某種舞弊風險而制定某個管理規定時，這個管理規定同時又會成為舞弊風險的高發對象。招標釆購政策就是典型的例子。招標釆購可以在一定程度上預防*釆購的風險。但是招標過程又成為舞弊的高發區。類似的ERP系統和OA辦公自動化管理系統等也都具有這樣的特點。這一點要特別引起注意并設計相應的“預后”措施。
如同時針對內部人員和外部供應商的約束性措施供應商陽光協議。所謂“陽光協議”就是指由企業和外部供應商之間簽署的，為了預防企業內部人員和供應商業務人員之間出現灰色交易的書面約定。這個協議要求供應商必須嚴格遵循商業道德，在公開、公正和公平的條件下和企業業務人員進行溝通。陽光協議將事先對供應商和本企業交往的行為進行規范。如果供應商采取不合法或不符合商業道德的手段處理與企業的業務，則企業將對該供應商實施相應的制裁。這里包括但不限于降低采購數量、予以批評處罰，直至取消其投標資格或供應商資格。
作為負責任的企業，應當從政策上規定，所有列入供應商清單的企業都必須簽署陽光協議。陽光協議應當定期調整并列入供應商檔案之中。凡是拒絕和企業簽署陽光協議的供應商，將考慮取消其供應商資格。陽光協議中通常也會公布企業舞弊案件舉報中心聯系人和通訊方法。當供應商發現企業業務人員對其提出非法利益要求時，可以向該舉報中心進行舉報。陽光協議的有效范圍將包括簽署釆購合同、下達釆購訂單、貨物驗收以及支付貨款等各個釆購環節。
集中采購政策
企業一方面要求通過建立組織牽制對釆購業務實行多頭介入，但同時又必須規定集中釆購政策。確保所有采購盡可能集中由釆購部負責辦理。企業應當明確規定，所有釆購合同必須統一由釆購部負責簽署。
在實踐中，許多企業并沒有完全做到這一點。一些企業將釆購業務進行分割，導致經辦采購業務多元化。例如設備釆購、辦公用品釆購、工程改造項目采購、電腦軟件采購等，進行分割，全部交由設備部、IT部門或行政部門各自辦理。這種多頭釆購的結果非常容易產生舞弊風險。對于涉及到一些具有高科技、技術性要求很高的設備和備品配件采購，尤其容易產生失控現象。
集中釆購的核心要點是：由釆購部代表公司統一簽署釆購合同。涉及高科技、專業性極強的設備或工程項目的釆購，釆購部應當組織相關部門專業人員共同參加合同談判，但釆購合同的主管部門必須是釆購部。針對一些非常小的零星釆購，確實無法做到集中由釆購部辦理的情況，也應當由釆購部授權其他部門辦理釆購。例如零星辦公用品、普通軟件產品等。對于大型集團公司來說，更應當根據實際條件盡量釆用集團統一釆購的辦法對大宗物資實行統一釆購。這樣做一方面可以有效降低采購成本，同時也可以預防各自為戰在釆購中形成的舞弊風險。當然集團統一采購也應當制訂嚴格的釆購控制程序。
制訂嚴格的采購合同審核程序
企業在制定統一釆購政策后，同時應當制訂套規定釆購合同的內部審核程序。釆購合同內部審核程序應當根據不同的釆購事項和金額籌情況分別確定不同的審核環節。
設備釆購、中項人宗原材料釆購、年度釆購、外協加工釆購、工程項目釆購等，需要確定不同的審批環節。設備釆購等涉及技術性要求高的項目，應當有專業工程師對技術條款進行審核；復雜的大型安裝項目甚至需要聘請外部專家參與審核；外包合同需要有相關部門業務人員進行審核；重大釆購合同需要有內部法律顧問審核；所有合同均應當接受財務部的審核等等。總之釆購合同中的技術條款、商務條款、糾紛處置條款和付款條款應當分別由不同的部門負責審核并提出糾正意見。釆購合同內部審核程序除了預防與供應商之間產生的外部風險外，同時也具有預防內部采購業務人員的舞弊風險。
外包業務
當市場化、專業化、信息化和全球化達到一定高度后，為了更好地配置資源，提高效率，許多跨國公司都在開展各種外包業務。外包業務的原意是為了提高公司運營效率，降低成本，將一些非核心業務交由專業公司去做。例如有些公司將原來自己的車隊和倉庫儲運貨物統一交給第三方物流公司負責；一些公司將工薪發放也交由第三方會計師辦理；企業保險業務大量外包給保險經紀人等。
可以說，外包業務將是未來企業運營方式大調整的重要標志。利用現代信息技術，可以將專業化分工推進到更高的層次，企業運營管理將不斷簡化。這種外包業務本身就具有預防釆購舞弊風險的作用。
購買雇員忠誠保險
以前筆者在討論保險與內控的關系中曾對此提到保險在預防舞弊風險方面的作用。而雇員忠誠保險正好具有預防舞弊風險的作用。根據雇員忠誠保險的保障范圍，該保險主要就是保障企業(投保人)由于其雇員不忠實行為(包括舞弊行為)給企業造成的損失。就釆購業務而言，如果雇員利用權利做出損害企業利益的活動，企業可以向保險公司提出損失索賠。為了達到索賠的目的，企業從一開始就應當對各種可能造成損失的舞弊行為進行分析并提出預防措施，包括記錄和鑒定辦法。
例如如果釆購業務人員利用權利和供應商勾結，合伙欺詐公司以不合理的價格購買產品后，給公司造成損失者，公司就可以依據損失情況(通常會有法院或公安機關的判決鑒定)向保險公司提出索賠。這個措施對整個釆購付款循環有效。
新型采購合作方式
在預防釆購舞弊風險的諸多手段中，前面曾提到過當前主流企業多以多家詢價規定以避免*釆購中容易產生的舞弊風險。但是，如果企業和這些*供應商釆用結成戰略聯盟這種新型合作方式后，則情況又將發生重大變化。一些跨國企業在制定運營政策包括釆購政策時，已經考慮和供應商之間建立新型的合作關系利益共享機制。
在汽車制造行業，這種合作方式尤其普遍。汽車主機廠會和各個零部件供應商就新開發的產品供應達成利益共享和風險共擔協議。各個零部件供應商直接參與主機廠的研發過程。當新車型開發成功后，參與合作的零部件供應商也同時分享主機廠的成果。這方面的合作典范是日本的豐田汽車。為此豐田汽車和各個零部件供應商之間形成了以豐田為中心的一個獨特的生態圈。一種制造業中的生物鏈。這種生態圈除了可以提高合作效率，強化相互關系形成合力外，還具有預防采購舞弊風險的作用。這種戰略聯盟式的采購合作關系可以看成是集中采購的更高層次。
財務付款政策
在釆購付款業務循環中，有關財務方面的舞弊風險主要集中在應付賬款確認和貨款支付兩個環節中。供應商銷售了貨物，最關心的就是日后是否能及時收回貨款。由于競爭的關系，特別是當企業因為各種原因處于資金相對緊張時期，供應商會對收款問題尤為關注。為了及時拿到銷售貨款，供應商通常會釆取各種措施對相關業務人員展開公關活動。腐敗舞弊問題也就此產生。
在買方市場條件下，一些管理不善的企業人員就會利用負責供應商銷售上賬的條件和支付到期貨款的權利從事舞弊活動。一些資金短缺的企業，反而成為個別財務人員謀取個人利益的有利條件。為此企業內部應當對使用供應商貨物上賬過程(主要是ERP系統的數據錄入)做出程序規定。事先確定上賬的前提條件和登記入賬的時間規定。在確定應付供應商貨款時，應當制定付款計劃。付款計劃將根據企業的實際現金狀況，采購合同規定以及供應商重要性等若干因素制定。付款計劃通常由財務部編制，然后經過釆購管理委員會審核后由總經理批準執行。企業應該從政策上對采購人員介入釆購付款做出明確的規定，嚴格禁止采購業務人員為供應商聯系催促貨款。支付貨款業務由財務部按照付款計劃安排支付。
以上介紹的各種預防釆購舞弊風險的方法，也還只是眾多辦法中的部分。還有比如對釆購付款業務展開專項內部審計、內控檢查等。筆者要特別說明，上述各種方法和措施沒有那個方法是*有效的，必須根據本企業自身的實際情況配伍使用。發生在企業層面的一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會道德層面和公司治理的高度來考慮解決。
采購付款業務中的舞弊風險只是企業舞弊風險的一部分。根據風險轉移理論，一些企業的釆購舞弊風險正在向銷售收款業務領域轉移。舞弊風險的不斷轉移，正像人體癌細胞擴散一樣損害企業的正常運營，因此從理論上說，舞弊風險在短期內難以根除。
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