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如何編寫一份實用的工作說明書

2025-04-13 08:36:18
 
講師:佟天佑 瀏覽次數:2619
 工作說明書是一種重要的組織文件,它對某種崗位分工的工作性質、任務、責任、權限、工作內容和方法、工作環境和條什以及本職務任職人資格條件所作的書面記錄和規定。通過工作分析程序所獲得的資料,通過歸納與總結,可就可改寫為工作說明書。它表述工作的性質。描述可以對主管人員分派的工作提供更多方便,事實上,我們經常看到的工作內容都沒有被明確寫清。工作書要簡明扼要,過大,過復雜的不容易記住。失去工作說明書的作用。

 工(gong)(gong)(gong)作(zuo)說(shuo)明書(shu)作(zuo)為組織重(zhong)要的(de)文件之一,是(shi)對某類職位分工(gong)(gong)(gong)的(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)性質、任務(wu)、責任、權限、工(gong)(gong)(gong)作(zuo)內容和方(fang)法、工(gong)(gong)(gong)作(zuo)環(huan)境和條什(shen)以及本職務(wu)任職人(ren)資格條件所作(zuo)的(de)書(shu)面記錄。通過工(gong)(gong)(gong)作(zuo)分析程序所獲得的(de)資料,經過歸納與(yu)整理,可撰(zhuan)寫成工(gong)(gong)(gong)作(zuo)說(shuo)明書(shu)。

一、工(gong)作說明書主要(yao)內容(rong):一(yi)般說來工作說明(ming)書編寫的過程(cheng)中無(wu)固(gu)定的模式.需要根據該企業職(zhi)務分(fen)析的特點、目(mu)的與要求具體(ti)確定編寫的條目(mu)。
工作(zuo)說明書(shu)一般包括以下內容:
 
1、工作標識:包括工(gong)作的(de)名稱(cheng)、編號(hao)、工(gong)作所屬部門或班組、工(gong)作地位、工(gong)作說明書的(de)編寫日期、編寫人(ren)與審(shen)核人(ren)和文件確(que)認(ren)時(shi)間(jian)等(deng)項目。

2、工(gong)作(zuo)綜述:描(miao)(miao)述(shu)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)總體(ti)性質,即(ji)列出(chu)主要(yao)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)特征以及主要(yao)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)范圍。應盡量避(bi)免(mian)在工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)綜述(shu)中出(chu)現籠統的(de)(de)描(miao)(miao)述(shu),比如“執(zhi)行需要(yao)完(wan)成的(de)(de)其(qi)他(ta)任(ren)務”。雖然這樣的(de)(de)描(miao)(miao)述(shu)可以對(dui)主管人員(yuan)分派工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)提供更(geng)大的(de)(de)靈活度,但實際上,—項(xiang)經(jing)常可以看到(dao)(dao)的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)內(nei)容(rong)而不(bu)被明確(que)而清晰寫進工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)說明書,只(zhi)是用“所分配的(de)(de)其(qi)他(ta)任(ren)務”一類的(de)(de)文(wen)字,就很容(rong)易成為回避(bi)責任(ren)找到(dao)(dao)一種托辭,這使得對(dui)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)性質以及員(yuan)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)需要(yao)完(wan)成的(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)敘述(shu)出(chu)現有意無(wu)意的(de)(de)漏洞(dong)。     

3.工作活動和(he)程(cheng)序:包括所(suo)要完成的(de)(de)工作任務、職位(wei)責(ze)任、所(suo)使用的(de)(de)工具以(yi)(yi)及機器設備、工作流(liu)程(cheng)、與其他人(ren)聯(lian)系、所(suo)接受(shou)的(de)(de)監督以(yi)(yi)及所(suo)實施的(de)(de)監督等(deng)。  

4.工作條件與物理環境:簡要地(di)列有關的工(gong)作條件(jian),包括(kuo)工(gong)作地(di)點的溫度、濕度、光線、噪聲(sheng)程度、安全條件(jian)、地(di)理位置等。

5.內(nei)外軟性環境:包括工(gong)作團隊(dui)中(zhong)的人數、完成工(gong)作所要(yao)求的人際交往的數量和程度、各(ge)部門之間的關(guan)系、工(gong)作現場內外的文化設施、社會習俗(su)等。

6.工作權限(xian):包(bao)括工作(zuo)人(ren)(ren)員(yuan)決策的(de)權限和(he)行政人(ren)(ren)事權限、對其他人(ren)(ren)員(yuan)實施監督權以(yi)及審批財務經費和(he)預算的(de)權限等。   

7.工作的績效標(biao)準:工(gong)作(zuo)說明(ming)書中(zhong)還需包括有關績教標(biao)準(zhun)的(de)內容(rong),即完(wan)成某些任務(wu)或工(gong)作(zuo)量(liang)所(suo)要達到(dao)(dao)的(de)標(biao)準(zhun)。這部分內容(rong)說明(ming)企業期望員工(gong)在執行工(gong)作(zuo)說明(ming)書中(zhong)的(de)每(mei)一(yi)項任務(wu)時所(suo)達到(dao)(dao)的(de)標(biao)準(zhun)或要求。比如,要確定(ding)績效標(biao)準(zhun),只要把下面的(de)話補充完(wan)整就(jiu)可以了(le):“如果你做(zuo)到(dao)(dao)這樣……,我會(hui)對你的(de)工(gong)作(zuo)很滿(man)意。”對于工(gong)作(zuo)說明(ming)書中(zhong)的(de)每(mei)一(yi)職責(ze)和任務(wu)都能按(an)照這句話指引敘述完(wan)整.自然就(jiu)貼近和形成一(yi)套較完(wan)整的(de)績效標(biao)準(zhun)。

8.聘用條(tiao)件(jian):包括工(gong)(gong)作時(shi)數、工(gong)(gong)資結構、支(zhi)付工(gong)(gong)資的(de)(de)(de)方法、福利待遇、該工(gong)(gong)作在(zai)組(zu)織(zhi)中的(de)(de)(de)正(zheng)式位(wei)置、晉升的(de)(de)(de)機(ji)會、工(gong)(gong)作的(de)(de)(de)季節(jie)性、進(jin)修與學習的(de)(de)(de)機(ji)會等。

9.工作要求:主(zhu)要說明擔任(ren)此職務的(de)人(ren)員應具備的(de)基本(ben)資格和條件。
基本分為(wei):①一般要(yao)求(qiu):包括年齡、性(xing)別、學(xue)(xue)歷、工作經驗;②身體要(yao)求(qiu):包括健康狀況、力(li)(li)量(liang)與體力(li)(li)、運(yun)動的(de)(de)靈活(huo)性(xing)、感(gan)覺器官的(de)(de)靈敏度;③心理(li)要(yao)求(qiu):包括觀察能力(li)(li)、學(xue)(xue)習能力(li)(li)、解決問題的(de)(de)能力(li)(li)、語(yu)言表達(da)能力(li)(li)、人際交往能力(li)(li)、性(xing)格(ge)特點、品格(ge)氣質、興趣(qu)愛好(hao)等。

二、工作(zuo)說明書編寫要求:工作說明書在組織管理中的地位極為(wei)重(zhong)要,是(shi)人(ren)力資源(yuan)部門與相關(guan)用人(ren)部門招聘(pin)人(ren)員(yuan)和考核等重(zhong)要決(jue)策和參考依(yi)據。一份實用性(xing)強的工作說明書應符合下列要求:

1、清(qing)晰(xi)明白:在編寫工作(zuo)說明書時,對于工作(zuo)的(de)(de)(de)描述(shu)必(bi)須清晰透徹,讓任(ren)職(zhi)人(ren)員(yuan)讀(du)過以(yi)后,可(ke)以(yi)準確地明白(bai)其工作(zuo)內容、工作(zuo)程序(xu)與工作(zuo)要求等,無需再詢問他人(ren)或查看(kan)其他說明材料。應(ying)避免使(shi)用(yong)原(yuan)則性的(de)(de)(de)評價(jia),同時對較(jiao)專業且難懂的(de)(de)(de)詞匯(hui)必(bi)須解釋清楚,以(yi)免在理(li)解上(shang)產生誤(wu)差。這(zhe)樣做(zuo)的(de)(de)(de)目的(de)(de)(de)是為了使(shi)用(yong)工作(zuo)說明書的(de)(de)(de)人(ren)能(neng)夠(gou)清楚地理(li)解這(zhe)些職(zhi)責(ze)。

2、具體細致(zhi):在(zai)說明(ming)工作的(de)(de)(de)種類、復雜程(cheng)(cheng)度、任(ren)職(zhi)者(zhe)(zhe)須(xu)具(ju)(ju)(ju)備的(de)(de)(de)技能(neng)、任(ren)職(zhi)者(zhe)(zhe)對(dui)工作各方面應(ying)負責(ze)任(ren)的(de)(de)(de)程(cheng)(cheng)度這(zhe)些問題(ti)時(shi)(shi),用詞(ci)上應(ying)盡(jin)量(liang)選用一些具(ju)(ju)(ju)體(ti)的(de)(de)(de)動詞(ci),盡(jin)量(liang)使(shi)用能(neng)夠準確地表達你的(de)(de)(de)意思(si)的(de)(de)(de)語(yu)言。比如運用“安裝(zhuang)”“加工”“設計”等詞(ci)匯,避免使(shi)用籠統(tong)含糊(hu)的(de)(de)(de)語(yu)言,如在(zai)一個崗位的(de)(de)(de)職(zhi)責(ze)描述上,使(shi)用了“處(chu)理文件(jian)”這(zhe)樣的(de)(de)(de)文句,顯然(ran)有含混不清的(de)(de)(de)成份,“處(chu)理”是(shi)什么(me)意思(si)呢?因此(ci),在(zai)具(ju)(ju)(ju)體(ti)的(de)(de)(de)編寫時(shi)(shi),需(xu)要仔細(xi)區分(fen)(fen)到底是(shi)對(dui)文件(jian)進(jin)行分(fen)(fen)類,還是(shi)進(jin)行分(fen)(fen)發。通過使(shi)用具(ju)(ju)(ju)體(ti)的(de)(de)(de)詞(ci)匯,指出工作的(de)(de)(de)種類、復雜程(cheng)(cheng)度,需(xu)任(ren)職(zhi)者(zhe)(zhe)具(ju)(ju)(ju)備的(de)(de)(de)具(ju)(ju)(ju)體(ti)技能(neng)和技巧,以及應(ying)承擔的(de)(de)(de)具(ju)(ju)(ju)體(ti)責(ze)任(ren)范圍(wei)等

3、簡(jian)短扼要:整(zheng)個工作說(shuo)明書必須簡短扼要(yao),以免由(you)于(yu)(yu)(yu)過于(yu)(yu)(yu)復雜、龐(pang)大,不便于(yu)(yu)(yu)記憶。在描述(shu)一(yi)個崗位的(de)(de)職(zhi)(zhi)責時,應該選取主要(yao)的(de)(de)職(zhi)(zhi)責進行描述(shu),一(yi)般不超過十項為適,對于(yu)(yu)(yu)兼顧職(zhi)(zhi)責的(de)(de)可作出必要(yao)的(de)(de)補充或說(shuo)明。

三、編寫(xie)時應注意的事項(xiang):
1、以符(fu)合邏輯的順序(xu)來編寫:—般說(shuo)來(lai),一個崗位通常(chang)有多項工(gong)作(zuo)職責(ze),在工(gong)作(zuo)說(shuo)明書中羅列(lie)這些工(gong)作(zuo)職責(ze)并非是雜亂無章的(de)、隨(sui)機的(de),而是要(yao)按照—定的(de)邏(luo)輯順(shun)序來(lai)編排,這樣才有助于理解和使(shi)用工(gong)作(zuo)說(shuo)明書。

2、盡量使用通(tong)俗易懂的語言:應(ying)盡(jin)量避免(mian)過于強調(diao)技(ji)術性的文字或概括(kuo),所描述工作說(shuo)明(ming)書不(bu)僅要(yao)讓上級(ji)能(neng)夠理解,更(geng)重(zhong)要(yao)的是上崗(gang)人員能(neng)實實在(zai)在(zai)地領會(hui),因此,當遇到技(ji)術性的問題時(shi),應(ying)盡(jin)量轉化(hua)成較為(wei)通俗(su)的解析(xi)。

3、應(ying)該表明各項職責重次:許多具體的(de)工作(zuo),所(suo)出現的(de)頻率、各項(xiang)職(zhi)責所(suo)占(zhan)的(de)時間比(bi)重(zhong)都有所(suo)不同,因(yin)此

 



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佟天佑
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