從適用范圍看，意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。要對重要問題作出全面中肯的分析，同時拿出切實可行的解決辦法和措施。
從行文機關看，意見屬黨政通用文種，各級機關均可使用。從行文方向看，意見既可用于下行文，向下級機關提出指導性的見解和處理辦法；也可用于上行文，向上級機關提出建議；或用于平行文，就某項工作提出建議，供對方參考。
需要強調的是，意見作為上行文時，只能用于對重要問題提出見解和處理辦法。所提意見如涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，經協調仍不能取得一致時，主辦部門可列明各方依據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關決定。上級機關一般按辦事程序和要求辦理。
作為上行文的意見。在實際工作中，此類意見往往作為上級機關決策的重要依據，一旦獲得上級機關批準后，即可以批準機關名義轉請有關部門貫徹執行。
作為下行文的意見。明確要求下級機關貫徹執行。
作(zuo)為(wei)平行文的(de)(de)意(yi)見(jian)。對(dui)不相隸屬(shu)機關征求意(yi)見(jian)的(de)(de)回復，提出的(de)(de)意(yi)見(jian)供對(dui)方參考。
1.上行文的寫作要領。引言：簡單說明所報意見的由來，本機關所做的工作。可用“現將有關意見報告如下”過渡。
正文的兩種(zhong)寫法：先一攬(lan)子說明問(wen)題(ti)和情況，再一攬(lan)子提(ti)出(chu)解決意見適用(yong)于問(wen)題(ti)較少(shao)、關(guan)聯(lian)度較高的情形(xing)；逐條提(ti)出(chu)問(wen)題(ti)和解決意見適用(yong)于問(wen)題(ti)較多、關(guan)聯(lian)庋(gui)較低的情形(xing)。
2.下行文寫作要領。下發意見應有利于下級機關貫徹執行，因此層次應清晰，內容既要有宏觀指導性，又要力求具體，最好分條敘述。
引言：簡單說明意見的意義、目的（如對某些方面進行指導，深入貫徹某部法律法規等），可用“現就****工作提出以下意見”過渡。
正文：指導思想、工作目標和任務；一般(ban)由(you)粗到(dao)細(xi)逐條敘述內容（規劃(hua)、方案、機構(gou)、人員、經費等）；對下級機關提出(chu)的(de)要求（報送方案、成立機構(gou)、納(na)入財政預算(suan)等）。
3.平行文意見的寫作要領。因所提意見供對方參考，撰寫時注意語氣得當。
引言：簡單說明所提意見的由來（如根據領導批示或來函商洽事項等），本機關所做的工作（如進行了哪些調查研究等），可用“現提出以下意見”或者“現將有關意見回復如下”過渡。
正(zheng)文(wen)的幾(ji)種寫(xie)法：直(zhi)接提出本部門意(yi)見供對方參考；先(xian)說(shuo)問題(ti)(ti)的和情(qing)況(kuang)，再說(shuo)本部門意(yi)見適(shi)用于問題(ti)(ti)較少、關聯度(du)較高的情(qing)形；逐條說(shuo)明(ming)問題(ti)(ti)，并提出解決意(yi)見適(shi)用于問題(ti)(ti)較多、關聯度(du)較低的情(qing)形。
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