企(qi)業(ye)的(de)采(cai)購(gou)活動(dong)充(chong)滿風險(xian)。怎樣從(cong)財(cai)務的(de)角度去(qu)管(guan)理采(cai)購(gou)工作(zuo)? 老板(ban)們經常(chang)會(hui)發(fa)現(xian)采(cai)購(gou)的(de)貨品(pin)在途在庫出現(xian)事故而(er)導致損失，得不到保險(xian)戶退賠(pei)彌(mi)補；采(cai)購(gou)來的(de)貨品(pin)有質量隱患(huan)，造成產品(pin)銷后(hou)大量退賠(pei)，增大售(shou)后(hou)服務；采(cai)購(gou)預(yu)付(fu)款被套占(zhan)拐逃；進貨違約遲到，引發(fa)下家拒收(shou)、罰(fa)款；進貨變質或因停用(yong)而(er)大量滯庫。
雖然(ran)采購(gou)(gou)風險(xian)并不(bu)是(shi)企業風險(xian)的全部，但是(shi)發(fa)(fa)生的概率高，影響大，集中(zhong)表現(xian)(xian)(xian)為(wei)：由(you)于(yu)損失或不(bu)能(neng)即時變現(xian)(xian)(xian)，發(fa)(fa)生支付危機；因未及時查(cha)清轉帳，造成虛贏實虧；由(you)于(yu)企業采購(gou)(gou)資(zi)金陷落，出現(xian)(xian)(xian)“資(zi)不(bu)抵債”，終致癱瘓全身。因此，有效的采購(gou)(gou)應(ying)該是(shi)以財務(wu)為(wei)主軸的綜合性營運活動，而要(yao)做(zuo)好管理，則(ze)需要(yao)“著眼通盤；著手有道；攻防制高，協(xie)同把(ba)要(yao)”。
著(zhu)眼通盤
為了實現(xian)高(gao)效(xiao)采購管理(li)，降低采購成本(ben)，首先要著眼通盤，對采購大方向、采購價格(ge)機制(zhi)和采購行(xing)為的(de)影響進行(xing)系統思考，才能做出系列安(an)排。
在(zai)(zai)采購方向上，要考慮你(ni)的需求重點放在(zai)(zai)：基本建設用品(pin)(pin)，還是生活消費品(pin)(pin)？高(gao)新技(ji)(ji)術產品(pin)(pin)還是特色傳(chuan)統產品(pin)(pin)？進口貨(huo)還是國產品(pin)(pin)？技(ji)(ji)術設計圖(tu)紙、專利權(quan)，還是制成品(pin)(pin)？其主(zhu)要資源依托于工、礦、農、林、牧、副(fu)、漁，還是信息、知識(shi)，技(ji)(ji)藝、文圖(tu)？
如果是涉及到采購品種的(de)調整(zheng)，則要(yao)考(kao)慮：各個(ge)產品的(de)增值率和(he)全(quan)部產品新(xin)結構的(de)銷售(shou)利潤率分別提高多少？整(zheng)個(ge)采購資金(jin)的(de)全(quan)程(cheng)需要(yao)量，如設備新(xin)投資要(yao)多少？資本金(jin)如何增集增投？
在采(cai)(cai)購(gou)價(jia)(jia)(jia)格機制方面，采(cai)(cai)購(gou)價(jia)(jia)(jia)格實(shi)際上是(shi)受(shou)(shou)到(dao)供應(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)（上家(jia)）和消費(fei)者（下家(jia)）能(neng)力的連鎖(suo)制約。作為(wei)采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)(shang)(shang)的企業，就采(cai)(cai)購(gou)價(jia)(jia)(jia)格同供應(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)進行談判，終究也是(shi)為(wei)了保(bao)證(zheng)利(li)(li)潤(run)，那(nei)么利(li)(li)潤(run)從(cong)何(he)而來(lai)呢？利(li)(li)潤(run)只是(shi)附(fu)加值(zhi)里的小部分，而承轉(zhuan)的采(cai)(cai)購(gou)價(jia)(jia)(jia)占采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)(shang)(shang)成本(ben)的大頭(tou)。采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)(shang)(shang)提出可接受(shou)(shou)的目標(biao)采(cai)(cai)購(gou)價(jia)(jia)(jia)，再從(cong)供應(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)報來(lai)的價(jia)(jia)(jia)格中(zhong)優選，供應(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)是(shi)否有(you)能(neng)力承受(shou)(shou)選中(zhong)的采(cai)(cai)購(gou)價(jia)(jia)(jia)，關鍵在于它自身(shen)的成本(ben)。利(li)(li)潤(run)“一邊倒”，則采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)(shang)(shang)和供應(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)都做(zuo)不到(dao)。只當“雙贏(ying)”有(you)望，才會簽定(ding)協議。但(dan)是(shi)，采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)(shang)(shang)心中(zhong)有(you)個(ge)底(di)，眼前有(you)個(ge)數，手(shou)上有(you)個(ge)表，以(yi)求知己知彼，就比較好辦。
企業的(de)采(cai)購(gou)(gou)行(xing)為(wei)，關系(xi)到企業的(de)形象。消費(fei)者(zhe)要看(kan)(kan)你的(de)商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)品(pin)效用(yong)，供(gong)應(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)則看(kan)(kan)你的(de)采(cai)購(gou)(gou)行(xing)為(wei)，兩者(zhe)都是在評價你企業質量的(de)檔次。采(cai)購(gou)(gou)行(xing)為(wei)表現，直接(jie)構成(cheng)“商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)譽(yu)”，客觀反映(ying)你的(de)市場競爭(zheng)實力(li)。因此，對內要有嚴格(ge)的(de)采(cai)購(gou)(gou)制度，明(ming)確規定(ding)采(cai)購(gou)(gou)人(ren)員(yuan)的(de)責任(ren)權限和操作規范，做到有法可依；對外要有鮮明(ming)的(de)采(cai)購(gou)(gou)立場和采(cai)購(gou)(gou)作風(feng)，做到不利用(yong)供(gong)應(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)做自已(yi)的(de)小口袋，不扮演供(gong)應(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)的(de)變相代理(li)人(ren)，不提供(gong)變相投資或保(bao)證(zheng)其(qi)貸(dai)款，不接(jie)受供(gong)應(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)的(de)誘惑而(er)被迫讓利，違反雙贏(ying)初衷。這樣，當供(gong)應(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)發(fa)現沒有必要對采(cai)購(gou)(gou)人(ren)員(yuan)花費(fei)，不能夠取(qu)巧，看(kan)(kan)到采(cai)購(gou)(gou)人(ren)員(yuan)愿(yuan)意(yi)憑真本領爭(zheng)取(qu)供(gong)貨而(er)議價，則會(hui)樂(le)于削減(jian)報(bao)價。這是因為(wei)供(gong)應(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)由(you)此會(hui)省掉一筆開支，無損于己，而(er)且還可以同商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)譽(yu)良好的(de)采(cai)購(gou)(gou)商(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)(shang)成(cheng)交，既而(er)提高自己的(de)聲譽(yu)。
著(zhu)手有道
要(yao)做到以財務(wu)為主(zhu)軸的高效(xiao)采購管理，還(huan)需要(yao)著手(shou)(shou)有道。不(bu)少經理人面臨全局，出手(shou)(shou)不(bu)凡。看他“隨手(shou)(shou)拈來，皆(jie)成妙趣”，其實(shi)先一招，后一招，都(dou)不(bu)是孤立的，早(zao)有盤(pan)算，心中(zhong)有“譜”。
首先(xian)，要從商(shang)戰(zhan)(zhan)體制的(de)基本環節出(chu)發，發揮采購(gou)威力。戰(zhan)(zhan)略成功，靠(kao)(kao)戰(zhan)(zhan)役(yi)勝利實(shi)現，又(you)靠(kao)(kao)戰(zhan)(zhan)術(shu)保(bao)證。采購(gou)是面對面，打(da)遭遇戰(zhan)(zhan)。靠(kao)(kao)戰(zhan)(zhan)術(shu)保(bao)證供(gong)應的(de)質(zhi)優價廉和迅(xun)速安全，產品(pin)才得以暢銷，戰(zhan)(zhan)役(yi)目標(biao)才可實(shi)現。因此(ci)，采購(gou)戰(zhan)(zhan)術(shu)要過(guo)硬。
其次，加強企業管理(li)(li)機制(zhi)的建設(she)，保證采(cai)購(gou)(gou)(gou)實施。把采(cai)購(gou)(gou)(gou)管理(li)(li)質量看作技術、物資(zi)、財務管理(li)(li)的綜(zong)合(he)質量來抓好。采(cai)購(gou)(gou)(gou)行為(wei)是企業意(yi)志在采(cai)購(gou)(gou)(gou)方面的實施，沒有這(zhe)三(san)個(ge)部門的推行和支(zhi)撐，采(cai)購(gou)(gou)(gou)將難以正常(chang)進行。采(cai)購(gou)(gou)(gou)人(ren)員要懂三(san)重(zhong)管理(li)(li)的必要，要求他們支(zhi)持工作并(bing)接受監(jian)督。
再次，注意監控三個流程，強化采購機能。沒有監控的機能，采購是盲目的；不按流程進行全程監控，采購則是隨機的。這將置采購于無援探索之地。為強化采購機能，要對有關的信息流、物資流、現金流，實施信息監控和憑證監控。這既是采購人員的職責，也是技術、物資、財務部門的職守。每個部門都需要及時作出自身權責范圍內的反應或報告給相關經理人，保證采購活動高效運行，消除危害。
對技術流的監控，具體就是對材料或設備，在工藝功能、料耗、工耗、電耗等方面進行事先的調查，重大的要經過技術可行性分析、報告和批準。包括訂貨、發模、封樣，合同的技術條款，圖紙設計或修改，訂單核對，收貨前驗證，拒收退貨判定等一系列工作，應以技術部為主，進行流程監控。
物資流的監控，是對材料(liao)或(huo)設備，在(zai)備貨定額(e)、進貨周期、補給數量、到貨期限、中介單位(wei)、供貨單位(wei)、實發單位(wei)、倉(cang)庫對儲運(yun)安全(quan)、收付差錯、物資呆滯(zhi)、可用程度等方(fang)面進行控制。這種控制則(ze)應以物資部(bu)門為主(zhu)。
對(dui)現金流的(de)監控(kong)，也就是對(dui)現貨可能性或(huo)期(qi)貨必要性、貨款(kuan)或(huo)采購(gou)費預(yu)撥、對(dui)比合(he)同價(jia)(jia)與己方底(di)價(jia)(jia)或(huo)查封標(biao)底(di)、供方報價(jia)(jia)的(de)交貨地差別、付款(kuan)方式、結算幣種和(he)期(qi)限、已(yi)購(gou)物資的(de)流動(dong)環(huan)節和(he)產品銷(xiao)售款(kuan)已(yi)否回收等(deng)流程(cheng)中的(de)問題，以(yi)財務部門為(wei)主(zhu)加以(yi)監控(kong)。
為了實現(xian)高(gao)(gao)效(xiao)采購(gou)管理，還要注(zhu)意從(cong)交(jiao)易雙(shuang)方(fang)的(de)互動(dong)(dong)(dong)中，開發采購(gou)效(xiao)益。例(li)如，采購(gou)商(shang)可(ke)以(yi)通(tong)過推動(dong)(dong)(dong)供(gong)(gong)貨廠(chang)改(gai)進(jin)澆鑄方(fang)法，改(gai)善其澆鑄質量(liang)，減少報廢，提(ti)高(gao)(gao)工(gong)效(xiao)，以(yi)及推動(dong)(dong)(dong)供(gong)(gong)貨廠(chang)改(gai)進(jin)配(pei)方(fang)，以(yi)適應(ying)己(ji)方(fang)需求，從(cong)而降低供(gong)(gong)方(fang)成(cheng)本，己(ji)方(fang)也因降低物耗量(liang)或采購(gou)價而受益。這樣，供(gong)(gong)方(fang)的(de)利(li)潤率首先得以(yi)提(ti)高(gao)(gao)，再商(shang)議新質量(liang)、新供(gong)(gong)價，就(jiu)有了新的(de)基礎條件(jian)。這里(li)的(de)關鍵(jian)，在于采購(gou)商(shang)能否(fou)了解供(gong)(gong)應(ying)商(shang)的(de)成(cheng)本結構，各(ge)自(zi)與(yu)同(tong)行比價，比成(cheng)本，把薄弱環節看成(cheng)潛力所在。
注重采購資金的回籠，確保采購支付，也是高效采購管理的重要方面。企業在經營中，可能會遇到買而未投，投而未產，產而未銷，銷而未回，以及預付未到的情況，其中前三個環節是物流，后二個是現金流。如果超過額定的周期不回籠，必然出現支付危機，沒錢再去采購。從表面上看，這是銷貨存貨問題，與采購不相干。其實，物流各個環節所占據的，都是采購資金。
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