會(hui)議，會(hui)議，會(hui)議。整(zheng)天都是(shi)會(hui)議，煩死了。幾乎每一個在創業公(gong)司里呆過的(de)員(yuan)工(gong)都有類似的(de)感(gan)覺(jue)。是(shi)的(de)，
大多數時候，創業(ye)公司的(de)生活就象一(yi)場沒有(you)止盡的(de)馬拉松會議。也許，許多人對此大解不惑(huo)，員工手頭有(you)那么(me)多
的事情要做，他(ta)們(men)卻(que)要整天束縛在一些甬長的會議上(shang)，他(ta)們(men)何時才能完成手頭(tou)的實(shi)際(ji)工作呢(ni)？實(shi)際(ji)上(shang)，在創業(ye)公(gong)
司里，許多會(hui)議是低效率(lv)的，它們浪費(fei)了我(wo)們寶貴的時間。但是，我(wo)們又不(bu)得(de)不(bu)承(cheng)認，有些(xie)會(hui)議對推動公司不(bu)斷
地(di)向(xiang)前發展確實(shi)是非常(chang)關(guan)鍵的，特別是在(zai)(zai)公司處于發展時期(qi)的重要關(guan)頭。我們面臨(lin)的問題在(zai)(zai)于，我們如何才能開(kai)
一個(ge)高效(xiao)的會議，而(er)且我(wo)們(men)要保(bao)證所開(kai)的這些(xie)會議有成效(xiao)。
我們必須要(yao)明白，富(fu)有成效的(de)會議不(bu)僅(jin)(jin)僅(jin)(jin)是為了(le)開會，而是為了(le)解決實際問(wen)題(ti)。其實，只要(yao)我們仔細想一
想，就會發(fa)現開一個富有成(cheng)效的(de)會議有很多常人忽(hu)略(lve)的(de)學問(wen)。以下是一些(xie)簡單的(de)小(xiao)竅(qiao)門(men)，您只要運(yun)用得當(dang)，可以
保證您和您的(de)同事在會議上(shang)付出的(de)寶(bao)貴時(shi)間得到最大的(de)回報。
第(di)一，務必清楚地說(shuo)出您(nin)為什么開這個會議(yi)。
請把會(hui)議(yi)的(de)目的(de)、您(nin)希望會(hui)議(yi)所能達(da)到(dao)的(de)效果和參加會(hui)議(yi)人員需(xu)要帶(dai)的(de)資料輸入會(hui)議(yi)通知(zhi)表，然后把通知(zhi)表
分(fen)發給參加會(hui)議(yi)的(de)每一個人(ren)。微軟的(de)OUTLOOK，和其(qi)他軟件公司的(de)工作計劃工具(ju)都有會(hui)議(yi)通知的(de)功能區。
弄清開(kai)會(hui)的(de)確切目的(de)，可(ke)以幫(bang)助您決(jue)定是否真的(de)需要開(kai)一個會(hui)議，而且還可(ke)以讓(rang)您的(de)團隊知道這次會(hui)議能給
他們帶來什么。所以，無論(lun)您(nin)什么時候開會(hui)(hui)(hui)，請務必突出會(hui)(hui)(hui)議日程的安排和會(hui)(hui)(hui)議的目的。通(tong)常，我們在會(hui)(hui)(hui)議室里(li)
開市(shi)場營銷會(hui)議時，會(hui)議的(de)組(zu)織者常(chang)(chang)會(hui)提前告訴我們(men)開會(hui)需要取得何(he)種效果，能夠解決什么問(wen)題，而且常(chang)(chang)常(chang)(chang)會(hui)提
醒我們(men)檢(jian)查會議的(de)日程(cheng)。
第二，準(zhun)時出(chu)席會議。
在那些(xie)初創(chuang)業的(de)公司里，這一(yi)點需(xu)要反(fan)復強(qiang)調(diao)。如果您接受了參加一(yi)個會議的(de)邀請函(han)，但是(shi)您不(bu)能準時出(chu)
席，那么(me)請您提前告訴(su)會議(yi)的組織者。
第三，準時開會(hui)。
請于會(hui)議預(yu)定開(kai)始(shi)的(de)時間宣布(bu)開(kai)會(hui)。千萬不要等候那些(xie)遲到者，除(chu)非您(nin)有非常重要的(de)消(xiao)息要向他們宣布(bu)。不
要為了(le)那些開會(hui)(hui)拖拉者而(er)再(zai)次重(zhong)復(fu)會(hui)(hui)議的內容(rong)。這只會(hui)(hui)讓他們覺得他們的不禮貌行為是有理(li)的。另外一(yi)個(ge)值得會(hui)(hui)
議組織者注意的(de)是，喝咖啡飲料(liao)和吃點心的(de)休息時間往(wang)往(wang)是阻礙會議準時開始(shi)的(de)一(yi)個(ge)重要(yao)因素。如果出(chu)席會議的(de)
成(cheng)員一定要帶一些吃的、喝的東西來開會(hui)，那么，您應提醒他們在會(hui)議開始前就把小吃和飲料帶來，而不是在會(hui)
議開(kai)始時(shi)才去(qu)拿(na)。讓一切(qie)事情(qing)按部就班的最好方法就是(shi)在開(kai)會當中(zhong)，由(you)會議組織者(zhe)出款(kuan)招(zhao)待與(yu)會者(zhe)，這樣(yang)大家就
不會離座(zuo)位去(qu)吃東(dong)西，影(ying)響會議的連續(xu)性和效果。
第四，制訂一份周到(dao)的(de)會議日程表，并(bing)且(qie)遵循(xun)它(ta)。這將(jiang)讓您很快地達到(dao)會議的(de)目的(de)，而且(qie)將(jiang)助您獲得(de)預(yu)期的(de)
效果。開會當中，您(nin)可(ke)以不時抽出(chu)一些時間(jian)來檢查日程表上(shang)的每一項，努力(li)在(zai)事先(xian)規定的時間(jian)內(nei)把會議討論(lun)推向
高(gao)潮，并及時(shi)結(jie)束會議。如果您覺得還有(you)一些問題不(bu)得不(bu)需(xu)要(yao)延(yan)長(chang)討論時(shi)，那么請(qing)設定一個討論的時(shi)間限制，盡
量使討論的內容(rong)緊扣中(zhong)心議題。
有(you)時(shi)，與會(hui)者自己有(you)個人的(de)工作日程表，那么您最好在(zai)合(he)適(shi)的(de)時(shi)間(jian)，逐一(yi)問(wen)一(yi)問(wen)他們，這樣，您可以更加合(he)
理地安排您的(de)開會(hui)時間。如果會(hui)議進行當中出現一個新的(de)問題，請立即(ji)把它加入(ru)“有待解決(jue)的(de)事情”列表中，等
會(hui)議結束后(hou)再(zai)選一個合適的時間和地點，請與會(hui)有關成員對它進行討論。
第五(wu)，提前(qian)發放會議(yi)材(cai)料。務(wu)必保證(zheng)所有的文(wen)件或材(cai)料在會議(yi)開(kai)始前(qian)提前(qian)送到與會者手(shou)里。他們(men)可以有足(zu)夠
的(de)(de)時間思考和(he)消化(hua)這(zhe)些材料。千萬不要人為(wei)地生造(zao)一個類似圖書(shu)館的(de)(de)氛圍環境(jing)（歐(ou)美人士(shi)稱之為(wei)“圖書(shu)館效(xiao)
果”），因為(wei)在這(zhe)種氛圍下，每個(ge)人都象第一次到圖書館借書的(de)讀者一樣，不知道會議的(de)主(zhu)題，他們在會上(shang)第一
次(ci)拿到開(kai)會(hui)的材料，然(ran)后才開(kai)始閱讀，結果，浪費(fei)了(le)許多(duo)寶貴的開(kai)會(hui)時間。
第(di)六，準時結束(shu)會議。如(ru)果您需要延長會議，請另外安(an)(an)排當天(tian)或當周的其他時間，與會者則無(wu)須(xu)重新(xin)安(an)(an)排他
們(men)正進行的計劃。如(ru)果您以這種方(fang)式去做，您下次開會(hui)時，既不會(hui)忘了(le)日程(cheng)也不會(hui)遲到。
第七(qi)，不要接受雙重的會(hui)議(yi)邀請。如果您不能出席會(hui)議(yi)，請說“不”，并且(qie)告訴(su)會(hui)議(yi)組織者不能出席的原
因。（別(bie)忘了，在微軟的(de)OUTLOOK上有回復功能。）如果會(hui)(hui)議一(yi)定要您參加，那么，請您叫會(hui)(hui)議組織者(zhe)重新安排
會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)日期(qi)。而且，請(qing)在兩次會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)之間為(wei)自己留出一(yi)些時間，因為(wei)當(dang)會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)一(yi)個(ge)(ge)一(yi)個(ge)(ge)接踵而來時，您會(hui)(hui)(hui)發覺在開完第
一個(ge)會議后(hou)再(zai)準時出席第二個(ge)會議是非常困(kun)難(nan)的。
第(di)八，選(xuan)擇一(yi)個舒適(shi)的開(kai)會地點，提前預定好一(yi)個適(shi)合開(kai)會的房間。也許您曾經(jing)見(jian)過那些(xie)“會議游牧族”，
他們像吉普賽(sai)人一樣從(cong)一個地(di)(di)方飛(fei)到另一個地(di)(di)方，急匆匆地(di)(di)尋找開會的地(di)(di)方，非常狼狽。所以，您提前(qian)做一個訂
房計劃，那么(me)，您(nin)和您(nin)的同事將會(hui)有(you)一個高效(xiao)率的富有(you)成果的會(hui)議。
最(zui)后，開會當中，請全體與會成員(yuan)關掉手機(ji)， 避免(mian)受外(wai)界的(de)影(ying)響。
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