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項目經理如何管理好自己的時間

2025-06-25 17:58:48
 
講師:康路晨 瀏覽次數:2471
 項目經理如何管理好自己的時間   項目經理要帶領項目團隊建設好一個項目,所需要關注和落實的事情很多,如果從時間管理方面來說,項目經理既需要管理好項目團隊成員的時間,同時也需要管理好項目經理自己的時間,兩方面缺一不可。由于項目團隊成

項目經理(li)如何管理(li)好(hao)自己(ji)的時間


  項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)(jing)理(li)(li)(li)要帶領項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)團(tuan)隊(dui)(dui)建設好(hao)(hao)一(yi)(yi)個項(xiang)(xiang)目(mu)(mu),所需(xu)(xu)要關注和(he)(he)落實的事情(qing)很(hen)多,如果從時(shi)間(jian)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)方面來(lai)說(shuo),項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)(jing)理(li)(li)(li)既需(xu)(xu)要管(guan)(guan)理(li)(li)(li)好(hao)(hao)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)團(tuan)隊(dui)(dui)成員的時(shi)間(jian),同時(shi)也需(xu)(xu)要管(guan)(guan)理(li)(li)(li)好(hao)(hao)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)(jing)理(li)(li)(li)自己的時(shi)間(jian),兩方面缺(que)一(yi)(yi)不可(ke)。由于項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)團(tuan)隊(dui)(dui)成員的項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)講師(shi)工作(zuo)比(bi)較單一(yi)(yi),因此管(guan)(guan)理(li)(li)(li)好(hao)(hao)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)團(tuan)隊(dui)(dui)成員的時(shi)間(jian)相對來(lai)說(shuo)比(bi)較容(rong)易,可(ke)以通過(guo)詳盡的WBS?分(fen)解、合理(li)(li)(li)的項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)計(ji)劃和(he)(he)及時(shi)的項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)監控來(lai)實現;但項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)(jing)理(li)(li)(li)特(te)別是大型項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)的項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)(jing)理(li)(li)(li)往往瑣事纏(chan)身,好(hao)(hao)象每件事情(qing)都(dou)(dou)很(hen)重要都(dou)(dou)需(xu)(xu)要處理(li)(li)(li),如何在“百事纏(chan)身”的環境下(xia),管(guan)(guan)理(li)(li)(li)和(he)(he)充分(fen)利(li)用好(hao)(hao)自己的時(shi)間(jian),是困(kun)擾(rao)項(xiang)(xiang)目(mu)(mu)經(jing)(jing)理(li)(li)(li)的一(yi)(yi)個大問題(ti)。


  本人總(zong)結了這些(xie)年從(cong)事項目(mu)管理的(de)一些(xie)經驗,擬從(cong)以(yi)下五個(ge)方(fang)面試圖給出該問題的(de)解決方(fang)案(an)。


  (一)給自(zi)己規(gui)劃好(hao)工作


  項(xiang)目經(jing)(jing)理比較擅長規劃項(xiang)目團隊成(cheng)員的(de)(de)(de)工作,但往往會忽視(shi)規劃自己(ji)的(de)(de)(de)工作,這種做(zuo)法是(shi)很(hen)危險(xian)的(de)(de)(de);有的(de)(de)(de)項(xiang)目經(jing)(jing)理甚至(zhi)認為自己(ji)的(de)(de)(de)時間自己(ji)控制和把(ba)握就行了,根本就不需要規劃,這種觀點更是(shi)極其錯(cuo)誤的(de)(de)(de)。


  項目(mu)經理自身的時間是(shi)相(xiang)當(dang)寶貴的,如(ru)果(guo)規劃和利用不(bu)好,則會給項目(mu)績效帶來很大的影響(xiang),有時甚(shen)至是(shi)“致命”的。項目(mu)經理特別(bie)是(shi)大型(xing)項目(mu)的項目(mu)經理每天都有項目(mu)會議、工作(zuo)協調(diao)、思想交流等瑣事(shi)纏身,如(ru)果(guo)不(bu)善于(yu)規劃好自己的時間,則每天都會忙得不(bu)可開交,但各種各樣的事(shi)務仍然是(shi)“剪不(bu)斷(duan),理還亂”。


  作(zuo)者(zhe)認(ren)為(wei)(wei)*的(de)(de)(de)(de)(de)帕累托(tuo)作(zuo)時間能產生明顯輕(qing)重之分(fen)的(de)(de)(de)(de)(de)。作(zuo)者(zhe)經過多(duo)年的(de)(de)(de)(de)(de)項(xiang)目(mu)(mu)實踐(jian),認(ren)為(wei)(wei)這樣一條處事規則(ze)比較有(you)(you)指導(dao)意義:“項(xiang)目(mu)(mu)經理有(you)(you)效(xiao)(xiao)利用(yong)時間并盡量使(shi)工作(zuo)價值*化的(de)(de)(de)(de)(de)有(you)(you)效(xiao)(xiao)方(fang)法是:每天工作(zuo)之前確定當(dang)天最重要最緊(jin)急的(de)(de)(de)(de)(de)六件事情(qing),并按輕(qing)重緩急完(wan)成”。這里強調“六”件事的(de)(de)(de)(de)(de)理由(you)是:如(ru)果規劃的(de)(de)(de)(de)(de)事情(qing)太(tai)少,則(ze)很難(nan)完(wan)成較重要的(de)(de)(de)(de)(de)工作(zuo);如(ru)果規劃的(de)(de)(de)(de)(de)事情(qing)太(tai)多(duo),則(ze)工作(zuo)很可(ke)能失去(qu)重點(dian)。


  當(dang)然,以上規(gui)則也不(bu)是“金(jin)科玉律(lv)”,項(xiang)目經理(li)可以根據實際情況規(gui)劃自己(ji)當(dang)天所需要完(wan)成(cheng)的(de)事(shi)情(如五件事(shi)情或七件事(shi)情等),但(dan)一(yi)定(ding)要確(que)保(bao)“該完(wan)成(cheng)的(de)重點工作一(yi)定(ding)完(wan)成(cheng)了”,同(tong)時(shi)也要避免(mian)“撿了芝麻丟了西瓜”的(de)現(xian)象出現(xian)。


  筆者(zhe)曾(ceng)做(zuo)過一個調查,發現大部分優秀(xiu)的項目經理,都(dou)有采用小卡(ka)片每天(tian)規劃自(zi)己重(zhong)點工作的習慣。


  (二)懂(dong)得放(fang)棄


  “沒有用不(bu)完的(de)時(shi)間(jian),只有做不(bu)完的(de)事”。


  我(wo)身邊有(you)一(yi)些項目經理,他們(men)認為只有(you)將所有(you)的事(shi)(shi)情(qing)做完(wan)做好(hao)才能放心,實(shi)際情(qing)況往(wang)往(wang)是(shi)(shi)事(shi)(shi)情(qing)做不(bu)完(wan),有(you)時甚至(zhi)是(shi)(shi)一(yi)些最重要(yao)的事(shi)(shi)情(qing)都沒(mei)有(you)做完(wan),結果延誤了(le)項目的工(gong)作,給項目帶來(lai)了(le)較大(da)的影響。


  項目經(jing)理一(yi)定(ding)要學會具有(you)敏銳的(de)事(shi)物分析能(neng)力。項目經(jing)理要能(neng)明(ming)確地判斷(duan)出(chu)什(shen)么(me)事(shi)情是重(zhong)要的(de),什(shen)么(me)事(shi)情是不重(zhong)要的(de);什(shen)么(me)事(shi)情是值得花時間(jian)(jian)做的(de),什(shen)么(me)事(shi)情是不值得花時間(jian)(jian)做的(de)。從前面談到的(de)“至可以大膽(dan)地放棄一(yi)部分。如果我(wo)們真(zhen)正能(neng)把影響項目績(ji)效的(de)最重(zhong)要的(de)“六”件(jian)事(shi)情(即(ji)大約總事(shi)情的(de)根據輕(qing)重(zhong)緩急做一(yi)部分,沒時間(jian)(jian)就(jiu)可以干脆(cui)放棄。


  項(xiang)(xiang)目(mu)經理學會(hui)懂得放棄(qi),是一項(xiang)(xiang)難能可貴的(de)本(ben)領。我們(men)一定不要將大(da)部(bu)分精力花在對項(xiang)(xiang)目(mu)影響(xiang)很小甚至(zhi)幾乎沒(mei)有影響(xiang)的(de)事情上,這(zhe)樣不但(dan)會(hui)因(yin)為為瑣事“疲于奔命(ming)”而“荒于要務(wu)”,而且(qie)會(hui)因(yin)為“無的(de)放矢”而最終“勞(lao)而無功”。


  (三)善于授權


  有些(xie)項目經理真可(ke)謂兢(jing)兢(jing)業(ye)(ye)業(ye)(ye),什么事情(qing)一(yi)定要“親(qin)歷親(qin)為”才放心。實(shi)際上(shang),這種做法是不可(ke)取的。


  項目經(jing)理需(xu)要(yao)成為項目團(tuan)隊成員的榜樣和(he)表(biao)率(lv),但并(bing)不意味著(zhu)項目經(jing)理就需(xu)要(yao)將(jiang)“所有(you)問題都(dou)自己扛”。


  項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)(li)切忌患(huan)得患(huan)失、事(shi)(shi)無(wu)巨(ju)細,如果這樣,則(ze)勢必輕重(zhong)不分(fen),其結果只能(neng)是“枉費(fei)心機白費(fei)力(li)氣卻(que)于事(shi)(shi)無(wu)益”。一個(ge)人的(de)(de)精(jing)力(li)是有限的(de)(de),項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)(li)要(yao)善于授權(quan),項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)(li)完全(quan)可以把“六件(jian)”之外的(de)(de)事(shi)(shi)情(qing)委托給項(xiang)(xiang)目(mu)團(tuan)隊的(de)(de)其他(ta)成員完成,這樣項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)(li)才(cai)能(neng)集中精(jing)力(li)處理(li)(li)好自己(ji)該處理(li)(li)的(de)(de)事(shi)(shi)情(qing)。


  需要指出(chu)(chu)的(de)(de)是(shi):項(xiang)(xiang)目經理(li)(li)需要授權,但不要把只有項(xiang)(xiang)目經理(li)(li)自(zi)己能做(zuo)的(de)(de)事情也交給(gei)別(bie)人去做(zuo),項(xiang)(xiang)目經理(li)(li)只能是(shi)將(jiang)一(yi)些可以由別(bie)人替代(dai)完(wan)成(cheng)的(de)(de)工作授權出(chu)(chu)去。項(xiang)(xiang)目經理(li)(li)切忌將(jiang)別(bie)人無法(fa)替代(dai)的(de)(de)工作也授權出(chu)(chu)去,這樣不會有好(hao)結果。


  另外,項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)還需(xu)要注意,授(shou)權(quan)不(bu)等(deng)于授(shou)責,項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)不(bu)要錯誤的以為工作(zuo)授(shou)權(quan)出去(qu)了就可以萬事大吉,項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)需(xu)要及時跟進被授(shou)權(quan)的工作(zuo),如果真出了問題(ti),項(xiang)(xiang)目(mu)經(jing)理(li)需(xu)要主(zhu)動承(cheng)擔責任(ren)。


  (四)集中精力辦“大”事


  對于重(zhong)要(yao)的(de)工(gong)作(zuo)(zuo),幾個小(xiao)時全神貫(guan)注產(chan)生的(de)效力(li),遠大于每天為(wei)重(zhong)要(yao)的(de)工(gong)作(zuo)(zuo)留(liu)出“整塊”不受干擾(rao)的(de)時間,這(zhe)是*對知識(shi)工(gong)作(zuo)(zuo)者時間管理(li)的(de)重(zhong)要(yao)建議。


  作為項(xiang)目經(jing)理,千萬(wan)不要因(yin)為一些(xie)瑣(suo)事而使一些(xie)重(zhong)要的(de)工作被延(yan)誤而一拖(tuo)再拖(tuo)。項(xiang)目經(jing)理要“懂得放棄”,下決定抽出(chu)時間,集(ji)中精力辦??“大(da)”事。


  筆(bi)者就曾(ceng)在該問題上犯過錯誤,以(yi)為每天做事(shi)情(qing)的一部(bu)分,不但(dan)可以(yi)充分利用好“零(ling)碎”的時間,而(er)且結果也不會受到影響。事(shi)實證明恰(qia)恰(qia)其反(fan),不但(dan)浪費了(le)自己大量的時間,而(er)且最終的結果也不盡人意。


  (五)用(yong)心更要用(yong)腦(nao)


  讀書(shu)(shu)的時(shi)候(hou),老(lao)師經常教(jiao)導我們要(yao)(yao)“用心讀書(shu)(shu)”;參加工作后,上(shang)司也經常教(jiao)導我們要(yao)(yao)“用心工作”。乍一看(kan),這種觀點確實沒錯。


  實際上,由于項(xiang)目各種不(bu)(bu)定(ding)因(yin)素的存(cun)在,因(yin)此我認(ren)為(wei)作為(wei)項(xiang)目經(jing)(jing)理(li)(li)光??“用(yong)心工作”是遠遠不(bu)(bu)夠(gou)的。“用(yong)心工作”只能表(biao)明項(xiang)目經(jing)(jing)理(li)(li)工作態度很好、很敬業,工作的最好結果也(ye)只能是?“將已做的事(shi)情(qing)做好了”。因(yin)此,有(you)時侯我們(men)看到有(you)些項(xiang)目經(jing)(jing)理(li)(li)雖然成(cheng)天忙得焦頭爛額,但績效甚微也(ye)就不(bu)(bu)足為(wei)怪了。


  項(xiang)目(mu)經理(li)在“用(yong)(yong)心工(gong)作”的(de)同樣,一定要“用(yong)(yong)腦(nao)工(gong)作”。“用(yong)(yong)腦(nao)工(gong)作”是指多(duo)思(si)考多(duo)想辦法,“用(yong)(yong)腦(nao)工(gong)作”不但能(neng)使該做(zuo)的(de)事情采用(yong)(yong)最好的(de)辦法做(zuo)好了,而且能(neng)讓寶貴的(de)時間花在“刀刃”上,其結果無疑(yi)是抓住了問(wen)題的(de)要害而使工(gong)作事半功倍項(xiang)目(mu)管理(li)培訓師(shi)。


  項目(mu)經理(li)在“用心工(gong)作(zuo)”的(de)同時并“用腦工(gong)作(zuo)”,這(zhe)樣的(de)項目(mu)經理(li)才稱得上(shang)是(shi)優秀的(de)項目(mu)經理(li),也才能獲得真正意義上(shang)的(de)成功。



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